VIU-DO (OSS) (2) Deklaracja dla rozliczenia podatku VAT w zakresie procedury unijnej

Szacowany czas czytania: 7-8 minut

Kluczowe wnioski:

• VIU-DO to deklaracja VAT w ramach procedury OSS, ułatwiająca rozliczenia dla firm sprzedających w UE.
• Deklarację składa się kwartalnie, elektronicznie, podając szczegółowe dane o transakcjach.
• Nawet przy braku transakcji OSS, zarejestrowani podatnicy muszą złożyć deklarację zerową.
• Nieterminowe złożenie VIU-DO lub brak zapłaty VAT grozi wykluczeniem z procedury OSS.

Spis treści:

1. Czym dokładnie jest deklaracja VIU-DO (OSS) w wersji 2?
2. Kto jest zobowiązany do składania deklaracji VIU-DO?
3. Jakie są terminy składania VIU-DO i płatności VAT?
4. Jakie informacje należy wykazać w formularzu VIU-DO?
5. Jak przebiega proces elektronicznego składania VIU-DO?
   1. Czy można złożyć wersję roboczą deklaracji?
6. Jak prawidłowo zapłacić podatek VAT wynikający z VIU-DO?
7. Czy trzeba składać VIU-DO przy braku transakcji OSS w kwartale?
8. Jakie transakcje nie są uwzględniane w deklaracji VIU-DO?
9. Jakie korzyści daje rozliczanie VAT przez OSS za pomocą VIU-DO?
10. Co grozi za nieterminowe złożenie VIU-DO lub brak zapłaty?
11. FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania

Czym dokładnie jest deklaracja VIU-DO (OSS) w wersji 2?

Deklaracja VIU-DO (OSS) w wersji 2 to, mówiąc najprościej, specjalny formularz VAT. Służy on do rozliczeń w ramach unijnej procedury OSS (One Stop Shop), która obowiązuje od 1 lipca 2021 roku. Wprowadzono ją, by ułatwić życie przedsiębiorcom sprzedającym towary lub usługi konsumentom w innych krajach UE. Ten formularz zastąpił wcześniejszy system MOSS, dając możliwość rozliczania większej liczby transakcji w jednym miejscu.

Główna idea VIU-DO jest prosta: pozwala firmom zarejestrowanym w OSS zbiorczo deklarować i płacić VAT należny w wielu krajach UE. Wszystko załatwia się przez urząd skarbowy w swoim kraju (tzw. państwie identyfikacji). To spore ułatwienie, bo nie trzeba już rejestrować się do VAT i składać deklaracji w każdym państwie, gdzie ma się klientów.

Kto jest zobowiązany do składania deklaracji VIU-DO?

Kto musi składać VIU-DO? Dotyczy to podatników, którzy zdecydowali się zarejestrować do procedury unijnej OSS w swoim kraju. W Polsce sprawami rejestracji i obsługi OSS zajmuje się Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Pamiętajmy, że rejestracja do OSS jest dobrowolna, ale jeśli już się na nią zdecydujesz, musisz regularnie składać deklaracje VIU-DO.

Deklarację składają firmy, które sprzedają towary lub świadczą usługi konsumentom (osobom prywatnym) w innych krajach Unii Europejskiej, chodzi tu o:

• wewnątrzunijną sprzedaż towarów na odległość (WSTO), czyli na przykład wysyłkę z Polski do klienta w Niemczech,
• świadczenie usług konsumentom w krajach UE, gdzie firma nie ma siedziby ani stałego miejsca działalności.

Z tej procedury mogą korzystać firmy, które mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia biznesu w Unii Europejskiej.

Jakie są terminy składania VIU-DO i płatności VAT?

Deklaracje VIU-DO składasz kwartalnie. Masz na to czas do ostatniego dnia miesiąca po zakończeniu danego kwartału. Czyli: za Q1 (styczeń-marzec) do 30 kwietnia, za Q2 (kwiecień-czerwiec) do 31 lipca, za Q3 (lipiec-wrzesień) do 31 października, a za Q4 (październik-grudzień) do 31 stycznia kolejnego roku.

Ważna sprawa: tych terminów nie można przekroczyć. Nie przesuwają się, nawet gdy ostatni dzień miesiąca wypada w weekend czy święto. Co więcej, dokładnie w tym samym terminie, co złożenie deklaracji, trzeba też zapłacić cały VAT wykazany w formularzu.

Jakie informacje należy wykazać w formularzu VIU-DO?

W formularzu VIU-DO musisz podać szczegółowe informacje o transakcjach z danego kwartału objętych OSS. Najważniejsze dane to:

• kraje konsumpcji: czyli państwa UE, do których trafiły towary lub gdzie wykonano usługi dla konsumentów,
• rodzaj transakcji: musisz wskazać, czy chodzi o dostawę towarów, czy świadczenie usług,
• stawki VAT: jakie stawki VAT (podstawowe, obniżone) obowiązywały w danym kraju dla twoich transakcji,
• podstawa opodatkowania: łączna wartość netto sprzedaży (towarów i usług) dla każdej stawki VAT w każdym kraju,
• kwoty VAT: wyliczony podatek VAT dla każdej stawki i każdego kraju.

Pamiętaj, że wszystkie kwoty w deklaracji VIU-DO podajesz w euro (EUR). Jeśli sprzedajesz w innych walutach, musisz je przeliczyć na euro. Zazwyczaj robi się to według kursu Europejskiego Banku Centralnego (EBC) z ostatniego dnia rozliczanego kwartału. Ważne: kwot nie zaokrąglaj.

Jak przebiega proces elektronicznego składania VIU-DO?

Deklarację VIU-DO składasz tylko elektronicznie – wersja papierowa nie wchodzi w grę. Cały proces odbywa się przez system e-Deklaracje na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów.

Ty lub Twój pełnomocnik musicie wypełnić specjalny, interaktywny formularz VIU-DO online. Poprowadzi on krok po kroku, pytając o dane firmy i szczegóły transakcji (z podziałem na kraje i stawki VAT). Gotowy formularz trzeba podpisać – kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub danymi autoryzującymi (zależy, kto składa) – i wysłać przez system.

Czy można złożyć wersję roboczą deklaracji?

Tak, system e-Deklaracje zazwyczaj pozwala zapisać wersję roboczą (draft) deklaracji VIU-DO, zanim wyślesz ją ostatecznie. To bardzo pomocne, bo możesz na spokojnie wpisać dane, sprawdzić obliczenia i poprawić ewentualne błędy, nie ryzykując wysłania czegoś nie tak. Warto z tego korzystać, żeby mieć pewność, że wszystko jest w porządku przed kliknięciem "wyślij".

Jak prawidłowo zapłacić podatek VAT wynikający z VIU-DO?

Cały podatek VAT z deklaracji VIU-DO wpłacasz na specjalny rachunek Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Absolutnie kluczowe jest, aby płatność była w EUR! Przelew w innej walucie, na przykład w złotówkach, może spowodować problemy z księgowaniem.

Równie ważne jest, co wpiszesz w tytule przelewu. Koniecznie podaj tam unikalny numer referencyjny (UNR) swojej deklaracji. Ten numer dostajesz po poprawnym wysłaniu formularza VIU-DO przez e-Deklaracje. Dzięki UNR urząd skarbowy wie, której deklaracji dotyczy Twoja wpłata i może ją prawidłowo rozliczyć.

Czy trzeba składać VIU-DO przy braku transakcji OSS w kwartale?

Tak, nawet jeśli w danym kwartale nie miałeś żadnych transakcji objętych procedurą OSS, ale jesteś do niej zarejestrowany, to i tak musisz złożyć deklarację VIU-DO. W takiej sytuacji składasz tzw. deklarację zerową.

Polega to po prostu na wypełnieniu formularza i zaznaczeniu, że nie było transakcji do rozliczenia przez OSS. Taki zerowy formularz składasz normalnie, w tym samym terminie co zwykłą deklarację (do końca miesiąca po kwartale). Pamiętaj, brak złożenia deklaracji zerowej to też naruszenie przepisów.

Jakie transakcje nie są uwzględniane w deklaracji VIU-DO?

W deklaracji VIU-DO rozliczasz VAT tylko od tych transakcji, które łapią się do unijnej procedury OSS. Są jednak takie, których tam nie wpisujesz. Przede wszystkim, w VIU-DO nie wykazujesz transakcji ze stawką 0% VAT obowiązującą w kraju konsumenta.

Oprócz tego, w VIU-DO nie ma miejsca na sprzedaż krajową, eksport towarów poza Unię, import towarów czy transakcje między firmami (B2B). Nie wpisujesz tam też niczego innego, co nie podlega pod OSS. Dla wszystkich tych operacji stosujesz normalne zasady rozliczania VAT.

Jakie korzyści daje rozliczanie VAT przez OSS za pomocą VIU-DO?

Dlaczego warto korzystać z OSS i składać VIU-DO? To rozwiązanie daje firmom, zwłaszcza tym, które dużo sprzedają klientom indywidualnym w różnych krajach UE, sporo konkretnych plusów:

• prostsze rozliczenia: nie musisz rejestrować się do VAT i składać deklaracji w każdym kraju UE, gdzie masz klientów – wszystko załatwiasz przez jeden urząd w Polsce,
• jedna deklaracja: wszystkie objęte OSS transakcje B2C z całej Unii raportujesz w jednej, zbiorczej deklaracji VIU-DO co kwartał,
• jedna płatność: cały VAT należny w różnych krajach płacisz jednym przelewem w euro na konto polskiego urzędu,
• mniej biurokracji i kosztów: unikasz załatwiania formalności w wielu krajach, co oszczędza czas, pieniądze i nerwy związane z różnymi przepisami i językami.

Krótko mówiąc, OSS naprawdę ułatwia życie firmom działającym w e-commerce i świadczącym usługi na wspólnym rynku UE.

Co grozi za nieterminowe złożenie VIU-DO lub brak zapłaty?

Pilnowanie terminów składania VIU-DO i płacenia VAT jest absolutnie kluczowe, jeśli chcesz bezproblemowo korzystać z OSS. Zaniedbanie tych obowiązków może skończyć się nieprzyjemnie. Polski urząd skarbowy (Drugi US Warszawa-Śródmieście) będzie wysyłał przypomnienia, jeśli pojawią się zaległości.

Jeśli jednak będziesz notorycznie ignorować te obowiązki (np. nie złożysz deklaracji lub nie zapłacisz podatku przez trzy kwartały z rzędu, a zaległość przekroczy 100 euro), możesz zostać wykluczony z procedury OSS. A to oznacza poważne kłopoty: niezapłacony VAT trzeba będzie uregulować bezpośrednio w poszczególnych krajach, gdzie byli Twoi klienci, zgodnie z ich przepisami – co zwykle wiąże się z dodatkowymi odsetkami i karami.

FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania

Czy muszę rejestrować się do OSS, jeśli tylko sporadycznie sprzedaję do innych krajów UE?

Rejestracja do OSS jest dobrowolna. Jeśli sprzedaż jest sporadyczna, możesz rozliczać VAT na zasadach ogólnych.

Jak przeliczyć waluty na euro w deklaracji VIU-DO?

Należy użyć kursu Europejskiego Banku Centralnego (EBC) z ostatniego dnia rozliczanego kwartału.

Gdzie znajdę numer referencyjny (UNR) mojej deklaracji VIU-DO?

Numer UNR otrzymasz po poprawnym wysłaniu formularza VIU-DO przez e-Deklaracje.

Co zrobić, jeśli popełnię błąd w złożonej deklaracji VIU-DO?

Należy złożyć korektę deklaracji VIU-DO, wskazując poprawne dane.