Ewidencja sprzedaży przeznaczona dla działalności nierejestrowanej (od 01.01.2026 r.). Darmowy wzór do pobrania

Czym jest ewidencja sprzedaży dla działalności nierejestrowanej (ESDN)?

Ewidencja sprzedaży dla działalności nierejestrowanej (ESDN) jest uproszczonym rejestrem sprzedaży, który prowadzi osoba wykonująca działalność nierejestrowaną (niezarejestrowana w CEIDG). Ewidencja służy do kontrolowania przychodu należnego i monitorowania, czy nie został przekroczony ustawowy limit.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży wynika z art. 109 ust. 1 ustawy o VAT. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowy kwartalny limit przychodu: 225% minimalnego wynagrodzenia za kwartał, czyli 10 813,50 zł (przy minimalnym wynagrodzeniu 4 806 zł brutto). To istotna zmiana względem 2025 r., kiedy obowiązywał limit miesięczny (75% min. wynagrodzenia).

Do czego służy ewidencja sprzedaży ESDN?

Ewidencja sprzedaży służy do rejestrowania przychodów z działalności nierejestrowanej na bieżąco, dzień po dniu.

Dokument ten pełni 5 głównych funkcji:

Monitorowanie limitu przychodu (225% min. wynagrodzenia za kwartał = 10 813,50 zł w 2026 r.; przekroczenie = obowiązek rejestracji w CEIDG w ciągu 7 dni).

Spełnienie obowiązku z art. 109 ust. 1 ustawy o VAT (prowadzenie ewidencji sprzedaży za dany dzień, z wpisami nie później niż przed sprzedażą dnia następnego).

Podstawa do rozliczenia rocznego PIT (przychody z działalności nierejestrowanej wykazuje się w PIT-36 jako „przychody z innych źródeł”).

Dokumentacja w razie kontroli skarbowej (brak ewidencji = brak dowodów na nieprzekroczenie limitu).

Kontrola bieżąca działalności (przegląd przychodów narastająco w kwartale, ocena rentowności).

Ważne: Do limitu liczy się przychód NALEŻNY (kwoty wynikające ze sprzedaży, nawet jeśli klient jeszcze nie zapłacił). Do podatku PIT liczy się przychód OTRZYMANY (faktycznie otrzymane pieniądze).

Kto prowadzi ewidencję sprzedaży ESDN?

Ewidencję prowadzi każda osoba fizyczna wykonująca działalność nierejestrowaną w rozumieniu art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?

Osoba fizyczna: nieprowadząca działalności gospodarczej w ostatnich 60 miesięcy.

Przychód kwartalny < 10 813,50 zł: 225% × 4 806 zł minimalnego wynagrodzenia (2026 r.).

Typowe przykłady: rękodzielstwo, korepetycje, drobne usługi, sprzedaż na targach, sprzedaż internetowa.

Kto NIE może prowadzić działalności nierejestrowanej?

Osoby, które prowadziły działalność gospodarczą w ostatnich 60 miesięcy. Działalność nierejestrowana jest również wykluczona dla działalności wymagającej koncesji, licencji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej (art. 44 ust. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców).

Termin prowadzenia ewidencji – kiedy i jak wpisać?

Wpisy w ewidencji sprzedaży za dany dzień należy dokonać nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym (art. 109 ust. 1 ustawy o VAT).

Limity i terminy 2026

Ważne: Przekroczenie limitu, choćby o 1 grosz, powoduje, że od tego dnia działalność staje się działalnością gospodarczą. 7 dni biegnie od dnia przekroczenia – nie od końca miesiąca czy kwartału.

Pobierz wzór ewidencji sprzedaży ESDN (PDF / Druk aktywny)

Wzór ewidencji sprzedaży dla działalności nierejestrowanej dostępny jest do pobrania w formatach PDF i XLSX. Ewidencję można prowadzić również w zeszycie papierowym lub dowolnym arkuszu kalkulacyjnym.

Pobierz wzór ewidencji sprzedaży ESDN 2026 (PDF) – druk do wydruku i wypełnienia ręcznego.

Jakie dane rejestrować w ewidencji sprzedaży?

Ewidencja sprzedaży jest uproszczona – nie wymaga specjalistycznego oprogramowania. Powinna zawierać następujące dane:

Numer kolejny wpisu: każda transakcja ponumerowana chronologicznie.

Data sprzedaży: dzień, w którym dokonano sprzedaży towaru lub usługi.

Wartość sprzedaży (przychód należny): kwota należna od klienta (nawet jeśli jeszcze nie zapłacił).

Opis transakcji: krótki opis sprzedanego towaru lub usługi.

Suma narastająco w kwartale: bieżąca suma przychodów – do kontroli limitu 10 813,50 zł.

Wskazówka: Ewidencja nie wymaga podawania danych klienta ani numeru faktury. To odrębny obowiązek – na żądanie klienta należy wystawić rachunek lub fakturę (bez VAT, ze stawką „zw”).

Gdzie i jak prowadzić ewidencję sprzedaży?

Ewidencję sprzedaży można prowadzić w dowolnej formie – nie wymaga programu księgowego ani zgłoszenia do urzędu.

Papierowo (zeszyt, notes): najprostsza forma – wystarczy prowadzić tabelkę z datą, opisem i kwotą.

Arkusz kalkulacyjny (Excel, Google Sheets): zalecane – automatyczne sumowanie narastająco, łatwa kontrola limitu.

Drukowany formularz (PDF): wzór do pobrania z e-druki.pl – wystarczy wydrukować i wypełnić.

Wskazówka: Ewidencja jest dokumentem prywatnym – nie składa się jej do urzędu skarbowego. Należy ją przechowywać na potrzeby ewentualnej kontroli i rozliczenia rocznego PIT.

Jak prowadzić ewidencję sprzedaży w 6 krokach?

Aby prawidłowo prowadzić ewidencję sprzedaży, należy rejestrować każdą sprzedaż w dniu jej dokonania.

Krok 1: Pobierz wzór ewidencji lub przygotuj zeszyt. Formularz PDF, arkusz XLSX lub zwykły zeszyt z tabelką.

Krok 2: Po każdej sprzedaży wpisz datę, opis i kwotę. Wpłata musi być dokonana nie później niż przed sprzedażą dnia następnego.

Krok 3: Sumuj narastająco w kwartale. Kontroluj, czy suma nie zbliża się do limitu 10 813,50 zł.

Krok 4: Na koniec kwartału – podsumuj. Sprawdź łączny przychód za kwartał. Jeśli < 10 813,50 zł – kontynuuj w następnym kwartale.

Krok 5: Na koniec roku – oblicz przychód podatkowy. Przychód podatkowy = kwoty faktycznie OTRZYMANE (nie należne). Wykaż w PIT-36 jako „inne źródła”.

Krok 6: Jeśli limit jest przekroczony – zarejestruj JDG. 7 dni od dnia przekroczenia na złożenie wniosku do CEIDG.

Checklista – co sprawdzić przy prowadzeniu ewidencji?

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną powinna sprawdzić 8 kluczowych elementów.

1. Sprawdź, czy nie prowadziłeś działalności gospodarczej w ostatnich 60 miesiącach.

2. Monitoruj przychód narastająco w kwartale – limit 10 813,50 zł (2026 r.).

3. Wpisuj sprzedaż codziennie – nie później niż przed sprzedażą dnia następnego.

4. Licz przychód NALEŻNY (wynikający ze sprzedaży, nawet niezapłacony).

5. Wystawiaj rachunki/faktury na żądanie klienta.

6. Sprawdź, czy Twoja działalność nie wymaga koncesji/licencji (wtedy nierejestrowana jest niedopuszczalna).

7. Przechowuj ewidencję do celów rozliczenia rocznego PIT-36.

8. Pamiętaj: brak ZUS, ale obowiązek PIT (inne źródła) i ewidencji VAT (art. 109).

Jak uniknąć błędów w ewidencji sprzedaży?

Aby uniknąć błędów, należy systematycznie wpisywać sprzedaż i prawidłowo liczyć przychód należny.

Tabela najczęstszych błędów w ewidencji sprzedaży

Rozwiązywanie 4 głównych problemów z ewidencją

Przekroczyłem limit w trakcie kwartału: Masz 7 dni od dnia przekroczenia na rejestrację w CEIDG. Od tego dnia Twoja działalność jest działalnością gospodarczą.

Nie wiem, czy liczyć przychód należny czy otrzymany: Do limitu: NALEŻNY (kwota ze sprzedaży). Do PIT: OTRZYMANY (kwota na koncie). To dwa różne pojęcia.

Klient chce fakturę: Możesz wystawić rachunek lub fakturę bez VAT (stawka „zw”). Nie musisz być vatowcem, żeby wystawić fakturę.

Moja działalność wymaga koncesji: Działalność nierejestrowana jest wykluczona dla działalności wymagającej koncesji, licencji lub wpisu do rejestru regulowanego.

Scenariusze użycia – kiedy prowadzić ewidencję sprzedaży?

Ewidencję sprzedaży prowadzi każda osoba wykonująca działalność nierejestrowaną.

6 najczęstszych scenariuszy (Tabela)

Porównanie: działalność nierejestrowana vs JDG vs umowa zlecenia

Działalność nierejestrowana to jedna z kilku form zarobkowania bez etatu.

Specyfikacja techniczna ewidencji sprzedaży ESDN

Wzór ewidencji sprzedaży ESDN jest uproszczonym dokumentem ewidencyjnym. Poniżej 8 kluczowych parametrów.

Nazwa dokumentu: Ewidencja sprzedaży dla działalności nierejestrowanej (ESDN). Wzór od 01.01.2026 r.

Forma: Papierowa (zeszyt, druk) lub elektroniczna (arkusz kalkulacyjny). Nie wymaga programu księgowego.

Obowiązek wpisu: Codziennie – nie później niż przed sprzedażą dnia następnego (art. 109 ust. 1 ustawy o VAT).

Limit 2026: 10 813,50 zł / kwartał (225% × 4 806 zł). Przychód należny.

Podatek: PIT-36 („inne źródła”). Przychód podatkowy = kwoty OTRZYMANE. Koszty uzyskania odliczalne.

VAT: Zwolnienie podmiotowe (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT). Uwaga: nie dotyczy niektórych towarów/usług (art. 113 ust. 13).

ZUS: Brak obowiązku składek ZUS przy działalności nierejestrowanej.

Podstawa prawna: Art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236, z późn. zm.); art. 109 ust. 1 ustawy o VAT.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o ewidencję sprzedaży

Ile wynosi limit działalności nierejestrowanej w 2026 r.?

10 813,50 zł przychodu należnego za kwartał (225% × 4 806 zł minimalnego wynagrodzenia). To zmiana względem 2025 r. – wcześniej obowiązywał limit miesięczny 75%.

Czy ewidencja sprzedaży jest obowiązkowa?

Tak – obowiązek wynika z art. 109 ust. 1 ustawy o VAT. Wpisy za dany dzień muszą być dokonane przed sprzedażą dnia następnego.

Czy muszę płacić ZUS przy działalności nierejestrowanej?

Nie – działalność nierejestrowana nie rodzi obowiązku opłacania składek ZUS.

Jak rozliczyć działalność nierejestrowaną w PIT?

W PIT-36 jako „przychody z innych źródeł” (art. 20 ust. 1ba ustawy o PIT). Przychód podatkowy = kwoty faktycznie otrzymane. Można odliczyć koszty uzyskania przychodu.

Co jeśli przekroczę limit?

Od dnia przekroczenia Twoja działalność staje się działalnością gospodarczą. Masz 7 dni na rejestrację w CEIDG. Od tego dnia obowiązują pełne obowiązki przedsiębiorcy (ZUS, VAT, PKPiR).

Gdzie pobrać wzór ewidencji sprzedaży?

Darmowy wzór ewidencji sprzedaży ESDN 2026 dostępny jest do pobrania na portalu e-druki.pl w formacie PDF i XLSX.

Powiązane formularze i narzędzia

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może potrzebować powiązanych dokumentów.

PIT-36: roczne zeznanie podatkowe – przychody z działalności nierejestrowanej wykazuje się jako „inne źródła”.

Rachunek / faktura (bez VAT): wystawiany na żądanie klienta – stawka „zw” (zwolniony z VAT).

Wniosek CEIDG-1: formularz rejestracji działalności gospodarczej – w przypadku przekroczenia limitu.

ZUS ZUA / ZUS ZZA: formularze zgłoszeniowe – wymagane po rejestracji JDG w CEIDG.

Program fillup: Aplikacja do elektronicznego wypełniania formularzy podatkowych z weryfikacją danych.

Podstawa prawna

Art. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236, z późn. zm.) – definicja działalności nierejestrowanej, kwartalny limit 225% (od 1.01.2026 r.).

Art. 109 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 1060, z późn. zm.) – obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Art. 20 ust. 1ba, art. 21 ust. 1 pkt 43 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592, z późn. zm.) – opodatkowanie przychodów z działalności nierejestrowanej.

Nota prawna

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz – przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument, kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz został zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.

Słowniczek pojęć – terminologia ewidencji sprzedaży ESDN

Poniższa tabela przedstawia 10 kluczowych pojęć związanych z ewidencją sprzedaży dla działalności nierejestrowanej.

- Art. 5 Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców. - Art. 195, 197 Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Przepisy wprowadzające ustawę - Prawo przedsiębiorców oraz inne ustawy dotyczące działalności gospodarczej - Art. 21 ust. 1 pkt 43, 20 ust. 1c Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. - Art. 8 Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. - Art. 87 par. 1 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa. - Art. 109, 113 ust. 13 pkt 1-2 Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. - Art. 12, 14 Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta. - Par. 3 ust. 1 i 3 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur. - Art. 17 ust. 3 Ustawa z dnia 12 maja 2011 r. o wyrobie i rozlewie wyrobów winiarskich, obrocie tymi wyrobami i organizacji rynku wina. - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 listopada 2018 r. w sprawie wzorów zeznań podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. - Par. 4 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. - Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r.

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.