KPP-R – roczna karta przychodów pracownika. Wzór do pobrania online

Czym jest karta przychodów pracownika?

Karta przychodów pracownika to wewnętrzny dokument pomocniczy ewidencjonujący w formie tabelarycznej miesięczne wynagrodzenia, świadczenia, składki ZUS, koszty uzyskania przychodu oraz zaliczki na PIT pojedynczego pracownika w skali roku podatkowego. Od 1 stycznia 2020 r. nie jest dokumentem obowiązkowym dla żadnej grupy pracodawców – stanowi dobrowolne narzędzie kontrolne i pomocnicze, standardowo generowane przez programy kadrowo-płacowe.

Karta nie ma urzędowego wzoru – każdy pracodawca może stosować własny format dostosowany do programów kadrowo-płacowych. W praktyce karta przychodów to po prostu zestawienie indywidualne pracownika, uzupełniające listę płac i pozwalające szybko zobrazować całość rozliczeń podatkowo-składkowych w skali roku.

Do czego służy karta przychodów pracownika?

Karta przychodów pracownika realizuje 5 funkcji dokumentacyjnych w firmie. Mimo zniesienia obowiązku jej prowadzenia w 2020 r., w praktyce nadal jest powszechnie wykorzystywana w działach kadrowo-płacowych jako narzędzie kontrolne i pomocnicze.

Konsolidacja rocznych rozliczeń jednego pracownika: Zebranie w jednym dokumencie miesięcznych przychodów, składek ZUS, kosztów uzyskania, zaliczek PIT i składki zdrowotnej za cały rok – co ułatwia weryfikację poprawności wyliczeń przed sporządzeniem PIT-11.

Kontrola progu podatkowego: Bieżące śledzenie dochodu narastająco od początku roku, co pozwala wykryć moment przekroczenia drugiego progu podatkowego (120 000 zł) i prawidłowo zastosować stawkę 32%.

Wsparcie sporządzania deklaracji rocznych: Karta dostarcza skonsolidowane dane do PIT-11 (informacja o dochodach pracownika), PIT-4R (zbiorcze zestawienie zaliczek pobranych przez płatnika) i PIT-8AR – usprawniając proces ich generowania.

Dokumentacja w razie kontroli US, ZUS lub PIP: Uporządkowane zestawienie indywidualne pracownika ułatwia odpowiedzi na pytania kontrolerów i jest pomocnicze przy weryfikacji prawidłowości rozliczeń – mimo że karta nie jest dowodem księgowym.

Wewnętrzna kontrola jakości naliczeń: Comiesięczna analiza karty pozwala wykryć błędy w listach płac, pominięcia składek lub niewłaściwe stosowanie kosztów uzyskania przychodu – zanim trafią one do deklaracji rocznych.

Kto może prowadzić kartę przychodów pracownika?

Od 1 stycznia 2020 r. żadna grupa pracodawców nie ma obowiązku prowadzenia kart przychodów. Karta jest dokumentem dobrowolnym, ale w praktyce stosowanym przez większość pracodawców – niezależnie od formy księgowości i sposobu opodatkowania.

Historia obowiązku prowadzenia karty

Do 31 grudnia 2018 r.: Obowiązek prowadzenia kart przychodów pracowników mieli wszyscy pracodawcy rozliczający się PKPiR oraz ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (na podstawie rozporządzenia z 26.08.2003 r. oraz przepisów ustawy o ryczałcie).

Od 1 stycznia 2019 r.: Zniesiono obowiązek dla ryczałtowców (na mocy ustawy z 9.11.2018 r. o uproszczeniach dla przedsiębiorców).

Od 1 stycznia 2020 r.: Zniesiono obowiązek dla pracodawców rozliczających się PKPiR (rozporządzenie Ministra Finansów z 23.12.2019 r., Dz.U. 2019 poz. 2544).

Od 1 stycznia 2026 r.: Aktualnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6.09.2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1299) – również nie zawiera obowiązku prowadzenia kart przychodów pracowników.

Kto w praktyce prowadzi kartę dziś

Pracodawcy na PKPiR: Mimo zniesionego obowiązku, większość pracodawców prowadzących PKPiR nadal generuje karty automatycznie w programach kadrowo-płacowych jako narzędzie kontroli rozliczeń.

Pracodawcy na ryczałcie: Karta jest tu szczególnie pomocna, ponieważ ryczałt obejmuje przychody firmy bez kosztów – karta pomaga oddzielić rozliczenia z pracownikami od rozliczeń podatku własnego.

Pracodawcy na pełnej księgowości: Ustawa o rachunkowości nie wymaga karty, ale standardowe systemy ERP i kadrowo-płacowe (np. Symfonia, Comarch, Enova, Optima) generują karty automatycznie.

Biura rachunkowe: Karty są standardowym elementem dokumentacji prowadzonej przez biura rachunkowe dla klientów – pomocnym przy rozliczeniach rocznych i kontroli ze strony US.

Kiedy generować i aktualizować kartę przychodów?

Karta nie ma własnych terminów ustawowych (bo nie jest dokumentem obowiązkowym), ale w praktyce jej rytm aktualizacji powiązany jest z terminami obowiązków pracodawcy jako płatnika podatku PIT i składek ZUS.

Tabela – rytm prowadzenia karty w cyklu rocznym

Wskazówka: Termin „do 20. dnia miesiąca po miesiącu wypłaty" dotyczy obowiązku pracodawcy jako PŁATNIKA – tj. obowiązku wpłaty zaliczki PIT do urzędu skarbowego, a nie samego pracownika. Karta odzwierciedla ten termin jako moment finalizacji wpisu za dany miesiąc.

Skąd wziąć wzór karty przychodów?

Karta nie ma urzędowego wzoru – każdy pracodawca dobiera własny format. W praktyce dostępne są trzy główne źródła kart przychodów dla pracowników.

Programy kadrowo-płacowe – Symfonia, Comarch ERP Optima, Enova365, Płatnik, Sage, Wapro Kaper, Insert Gratyfikant – wszystkie standardowe programy generują kartę automatycznie na podstawie list płac. To najpowszechniejsze źródło w 2026 r.

Szablony Excel/Google Sheets – gotowe arkusze ze wzorami obliczeń dostępne na portalach księgowych (poradnikprzedsiebiorcy.pl, ifirma.pl, infor.pl) – odpowiednie dla mikropracodawców z 1-3 pracownikami.

Własny szablon firmowy – PDF lub Word z polami do wypełnienia, dostosowany do specyfiki firmy. Wymaga ręcznego wpisywania danych, ale daje pełną kontrolę nad układem.

Ważne: Niezależnie od wybranego źródła, karta powinna zawierać kompletny zestaw danych umożliwiających odtworzenie listy płac i sporządzenie PIT-11. Brak jakiegoś elementu (np. składek ZUS pracownika) ogranicza wartość karty jako dokumentu pomocniczego.

Jakie dane powinny znaleźć się w karcie przychodów?

Karta przychodów pracownika powinna zawierać 8 grup danych umożliwiających pełne odtworzenie rozliczeń podatkowo-składkowych za rok. Brak któregokolwiek elementu ogranicza praktyczną użyteczność karty.

Dane identyfikacyjne pracownika: Imię, nazwisko, numer PESEL (a w razie braku PESEL – seria i numer dokumentu tożsamości lub NIP), adres zamieszkania, status zatrudnienia (umowa o pracę, etat), data zatrudnienia.

Okres rozliczeniowy: Rok podatkowy oraz miesiąc, którego dotyczy wpis. Wpisy są dokonywane miesiąc po miesiącu, każdy w osobnym wierszu tabeli.

Przychody pracownika brutto w danym miesiącu: Wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki, świadczenia w naturze (np. wartość pakietu medycznego, użytkowania samochodu służbowego prywatnie), wynagrodzenie chorobowe, ekwiwalenty.

Koszty uzyskania przychodu: Standardowe (w 2026 r.: 250 zł miesięcznie / 3000 zł rocznie dla zatrudnienia w miejscowości zamieszkania) lub podwyższone (300 zł miesięcznie / 3600 zł rocznie dla dojeżdżających).

Składki ZUS finansowane przez pracownika (potrącane z brutto): Składka emerytalna 9,76%, składka rentowa 1,5%, składka chorobowa 2,45% – łącznie 13,71% wynagrodzenia brutto. Składka wypadkowa NIE OBCIĄŻA pracownika – jest finansowana w 100% przez pracodawcę.

Składka zdrowotna pracownika: 9% podstawy wymiaru (wynagrodzenie brutto pomniejszone o składki społeczne pracownika). Składka zdrowotna nie podlega odliczeniu od podatku PIT.

Podstawa opodatkowania i zaliczka PIT: Podstawa = przychód brutto minus składki społeczne pracownika minus koszty uzyskania. Stawka: 12% do 120 000 zł rocznie, 32% powyżej. Kwota zmniejszająca: 300 zł miesięcznie / 3600 zł rocznie (dla pełnoetatowych z PIT-2).

Dochód narastająco od początku roku: Suma podstaw opodatkowania od stycznia do bieżącego miesiąca – kluczowa dla wykrycia momentu przekroczenia 120 000 zł i zmiany stawki PIT.

Ważne: Częsty błąd w starych wzorach kart: wpisywanie składki wypadkowej jako finansowanej przez pracownika. Składka wypadkowa (0,67%-3,33%, standardowo 1,67%) jest finansowana wyłącznie przez pracodawcę – tak samo jak Fundusz Pracy (2,45%) i FGŚP (0,1%). Pracownik z wynagrodzenia brutto płaci tylko składkę emerytalną, rentową, chorobową i zdrowotną.

Jak prowadzić kartę przychodów – 3 metody

W praktyce karta jest prowadzona w jeden z trzech sposobów. Wybór zależy od liczby zatrudnionych pracowników, dostępu do oprogramowania kadrowo-płacowego i polityki firmy.

Automatycznie w programie kadrowo-płacowym: Najpopularniejsza metoda – karta jest generowana z bazy danych po każdej liście płac, bez dodatkowego nakładu pracy. Programy zapewniają zgodność wyliczeń ze zmieniającymi się przepisami i automatycznie eksportują dane do PIT-11.

Półautomatycznie w arkuszu kalkulacyjnym: Excel z formułami obliczającymi składki i zaliczki PIT. Wymaga ręcznego aktualizowania stóp składek przy zmianach przepisów (np. w styczniu nowego roku). Sprawdza się dla 1-3 pracowników.

Ręcznie na papierze lub w PDF: Najmniej efektywna metoda – wymaga ręcznych wyliczeń, podatna na błędy. Stosowana wyjątkowo w mikropodmiotach lub jako kopia archiwalna kart elektronicznych.

Jak prowadzić kartę krok po kroku

Procedura zakłada cykl miesięczny: wypełnianie karty po każdej liście płac. Poniżej 8-krokowa procedura prowadzenia karty dla pojedynczego pracownika.

Krok 1: Załóż kartę przy zatrudnieniu nowego pracownika. Wpisz dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL/NIP, adres), datę zatrudnienia, status (umowa o pracę). Określ stosowane koszty uzyskania (standardowe 250 zł czy podwyższone 300 zł).

Krok 2: Sporządź listę płac za dany miesiąc. Oblicz wynagrodzenie brutto (zasadnicze + dodatki + świadczenia w naturze), składki społeczne pracownika (13,71%), składkę zdrowotną (9% od podstawy), zaliczkę PIT (12% lub 32%).

Krok 3: Wpisz przychód brutto do karty. W kolumnie miesięcznej wpisz pełną kwotę brutto – wynagrodzenie zasadnicze plus wszystkie dodatki (premie, nadgodziny, świadczenia w naturze).

Krok 4: Wpisz składki ZUS pracownika. Składka emerytalna (9,76% × brutto), rentowa (1,5% × brutto), chorobowa (2,45% × brutto). NIE wpisuj składki wypadkowej – jej pracownik nie płaci.

Krok 5: Wpisz koszty uzyskania przychodu. Standardowe 250 zł lub podwyższone 300 zł (jeżeli pracownik dojeżdża z innej miejscowości i złożył oświadczenie). Roczny limit: 3000/3600 zł.

Krok 6: Wpisz podstawę opodatkowania i zaliczkę PIT. Podstawa = brutto – składki społeczne – koszty uzyskania. Zaliczka PIT = 12% × podstawa – 300 zł (jeżeli PIT-2 złożone) – składka zdrowotna nie odliczana.

Krok 7: Wpisz składkę zdrowotną. Podstawa składki zdrowotnej = brutto – składki społeczne pracownika. Składka = 9% × podstawa. Składka zdrowotna nie podlega odliczeniu od PIT od 2022 r.

Krok 8: Sprawdź dochód narastająco i datę wpłaty zaliczki. Sumuj podstawy opodatkowania od stycznia. Po przekroczeniu 120 000 zł zastosuj stawkę 32% PIT do nadwyżki. Wpisz datę przekazania zaliczki do US (do 20. dnia miesiąca następnego).

Checklista prowadzenia karty przychodów

Przed zamknięciem karty za dany miesiąc lub rok sprawdź 8 kluczowych elementów, aby uniknąć błędów w PIT-11 i zapewnić zgodność z dokumentacją kadrową.

1. Karta zawiera wszystkie kompletne dane identyfikacyjne pracownika (imię, nazwisko, PESEL/NIP, adres).

2. Wpisany przychód brutto zgadza się z listą płac za dany miesiąc.

3. Składki społeczne pracownika obejmują TYLKO emerytalną (9,76%), rentową (1,5%) i chorobową (2,45%) – BEZ wypadkowej.

4. Koszty uzyskania przychodu są zgodne ze stosowanymi (standardowe 250 zł lub podwyższone 300 zł).

5. Składka zdrowotna obliczona od poprawnej podstawy (brutto minus składki społeczne pracownika).

6. Zaliczka PIT uwzględnia kwotę zmniejszającą podatek (300 zł / mc, jeżeli PIT-2 złożone).

7. Dochód narastająco aktualizowany – po przekroczeniu 120 000 zł stosowana stawka 32% do nadwyżki.

8. Karta uzgodniona z PIT-11 przed wysłaniem do urzędu skarbowego (luty roku następnego).

Najczęstsze błędy w karcie przychodów

Karta przychodów jest prosta strukturalnie, ale niesie kilka typowych pułapek wynikających z często mylonych zasad rozliczania składek i podatków pracowniczych.

Tabela najczęstszych błędów

Rozwiązywanie 4 najczęstszych problemów z kartą

Niezgodność karty z PIT-11: Sprawdź sumy roczne wszystkich kolumn karty: przychód brutto, koszty uzyskania, składki społeczne, podstawa opodatkowania, zaliczka PIT, składka zdrowotna. Te sumy powinny być identyczne z odpowiednimi pozycjami PIT-11.

Błąd w naliczaniu kwoty zmniejszającej podatek: Kwota 300 zł miesięcznie / 3600 zł rocznie stosowana jest tylko jeżeli pracownik złożył PIT-2. W przypadku zatrudnienia kilkuosobowego pracownik może upoważnić tylko jednego pracodawcę do pomniejszania – sprawdź oświadczenia.

Pracownik kwestionuje wysokość składek: Przygotuj wydruk karty z wyliczeniami i pokaż podstawy: brutto, stopy składek (9,76% + 1,5% + 2,45% + 9%), kwoty rzeczywiste. Karta jest dokumentem ułatwiającym wyjaśnienie pracownikowi struktury wynagrodzenia.

Kontrola US/ZUS żąda kart przychodów: Mimo że karty nie są obowiązkowe, ich brak może skomplikować postępowanie kontrolne. Wygeneruj karty z programu kadrowo-płacowego za okres objęty kontrolą i przedstaw wraz z listami płac i deklaracjami PIT.

Scenariusze użycia karty przychodów

Karta jest wykorzystywana w 6 typowych sytuacjach związanych z dokumentacją kadrowo-płacową i rozliczeniami pracownika.

6 typowych scenariuszy

Porównanie karty przychodów z innymi dokumentami płacowymi

Karta przychodów jest jednym z elementów dokumentacji kadrowo-płacowej. Tabela poniżej zestawia ją z najczęściej mylonymi dokumentami z tej samej kategorii.

Specyfikacja techniczna karty przychodów

Mimo braku urzędowego wzoru, karty przychodów generowane przez programy kadrowo-płacowe spełniają zazwyczaj podobny standard. Poniższe parametry odzwierciedlają standardy przyjęte na rynku polskim w 2026 r.

Wzór dokumentu: Brak urzędowego wzoru – każdy pracodawca może stosować własny format. Najczęstsze formaty: PDF generowany z programu kadrowo-płacowego, wydruk z systemu ERP, arkusz Excel.

Forma prowadzenia: Elektroniczna (preferowana – automatyczna w programach) lub papierowa (rzadko stosowana). Brak wymagań co do podpisu pracownika lub pracodawcy.

Okres przechowywania: 5 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej) – tak samo jak inne dokumenty podatkowe.

Składki ZUS pracownika (do wpisania): Emerytalna 9,76%, rentowa 1,5%, chorobowa 2,45% (łącznie 13,71% brutto) + zdrowotna 9% od podstawy. BEZ składki wypadkowej.

Składki ZUS pracodawcy (NIE wpisuje się do karty pracownika): Emerytalna 9,76%, rentowa 6,5%, wypadkowa 0,67-3,33% (standard 1,67%), Fundusz Pracy 2,45%, FGŚP 0,1% – łącznie ok. 19,48-22,14%.

Stawki PIT 2026: 12% do 120 000 zł rocznego dochodu, 32% od nadwyżki. Kwota wolna: 30 000 zł rocznie. Kwota zmniejszająca podatek: 300 zł/mc / 3600 zł/rok (dla osób z PIT-2).

Koszty uzyskania przychodu 2026: Standardowe 250 zł/mc / 3000 zł/rok. Podwyższone (dojazd z innej miejscowości): 300 zł/mc / 3600 zł/rok – wymagają oświadczenia pracownika.

Termin wpłaty zaliczki PIT przez płatnika: Do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty wynagrodzenia (art. 38 ust. 1 ustawy o PIT) – obowiązek pracodawcy jako płatnika.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o kartę przychodów

Czy karta przychodów jest obowiązkowa w 2026 r.?

Nie. Od 1 stycznia 2020 r. obowiązek prowadzenia karty przychodów został zniesiony dla wszystkich pracodawców (najpierw dla ryczałtowców w 2019 r., potem dla PKPiR w 2020 r.). Aktualne rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6.09.2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1299) również nie zawiera takiego obowiązku. Karta jest dziś dobrowolnym dokumentem pomocniczym.

Czy w karcie wpisuje się składkę wypadkową pracownika?

NIE. Składka wypadkowa (0,67-3,33%, standardowo 1,67%) jest finansowana w 100% przez pracodawcę – nie potrąca się jej z wynagrodzenia pracownika. W karcie pracownika wpisuje się tylko składki finansowane przez niego: emerytalną 9,76%, rentową 1,5%, chorobową 2,45% i zdrowotną 9%.

Czy karta przychodów ma urzędowy wzór?

Nie. Karta nie ma określonego prawnie wzoru – każdy pracodawca może stosować własny format. W praktyce karty są generowane automatycznie przez programy kadrowo-płacowe (Symfonia, Comarch, Enova, Optima itd.) z układem dostosowanym do polskich rozliczeń.

Czy karta jest dowodem księgowym?

Nie. Karta przychodów to wewnętrzny dokument pomocniczy – nie stanowi dowodu księgowego potwierdzającego poniesienie wydatku. Dowodem księgowym jest lista płac wraz z potwierdzeniem przelewu wynagrodzenia. Karta jedynie konsoliduje dane już ujęte w innych dokumentach.

Jak długo przechowywać karty przychodów?

5 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy – tak samo jak inne dokumenty podatkowe (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Po tym okresie karty można zniszczyć lub zarchiwizować na dłużej dla celów wewnętrznych firmy.

Czy karta wymaga podpisu pracownika?

Nie. Karta jest wewnętrznym dokumentem ewidencyjnym pracodawcy i nie wymaga podpisu pracownika. W wielu firmach przyjęta jest praktyka parafowania karty przez kierownika kadr lub głównego księgowego dla celów wewnętrznej kontroli – ale to nie wynika z przepisów.

Czy karty przychodów dotyczą umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło)?

Nie. Karta przychodów dotyczy wyłącznie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Dla zleceniobiorców i wykonawców umów o dzieło stosuje się odrębne ewidencje rozliczeń (np. zestawienie umów, RZU, RZA), a do informacji o dochodach służy PIT-11.

Czy biuro rachunkowe samo prowadzi kartę dla mojej firmy?

Tak, jeżeli biuro prowadzi pełną obsługę kadrowo-płacową. W programach kadrowo-płacowych używanych przez biura rachunkowe karta jest generowana automatycznie z list płac. Otrzymujesz ją zazwyczaj jako załącznik do PIT-11 lub na wyraźne życzenie.

Powiązane formularze i dokumenty

Karta przychodów funkcjonuje w ramach szerszego systemu dokumentów kadrowo-płacowych i rozliczeń podatkowo-składkowych. Poniżej najważniejsze powiązania.

PIT-11 – Informacja o dochodach pracownika: Roczna informacja przekazywana przez płatnika pracownikowi i urzędowi skarbowemu. Sumy roczne z karty powinny być zgodne z odpowiednimi pozycjami PIT-11 – karta jest narzędziem przygotowawczym.

PIT-4R – Zbiorcze zestawienie zaliczek płatnika: Roczna deklaracja płatnika podsumowująca pobrane zaliczki PIT od wszystkich pracowników. Suma zaliczek z kart wszystkich pracowników stanowi punkt wyjścia do PIT-4R.

Lista płac: Miesięczne zbiorcze zestawienie wynagrodzeń i potrąceń wszystkich pracowników. Karta jest indywidualnym widokiem ekstrahowanym z list płac danego pracownika z całego roku.

PIT-2 – Oświadczenie pracownika: Oświadczenie pracownika upoważniające pracodawcę do pomniejszania zaliczki PIT o kwotę zmniejszającą podatek (300 zł/mc). Status PIT-2 wpływa na sposób wypełniania karty – kwota zmniejszająca pojawia się tylko gdy oświadczenie zostało złożone.

Dokumenty rozliczeniowe ZUS (DRA, RCA, RSA): Comiesięczne deklaracje rozliczeniowe składek ubezpieczeniowych. Składki pracownika z karty muszą być zgodne z deklaracjami RCA (raport miesięczny imienny).

PKPiR – kolumna 12 (wynagrodzenie brutto): W podatkowej księdze przychodów i rozchodów wynagrodzenia pracowników są ewidencjonowane w kolumnie 12. Karta przychodów konsoliduje te wpisy w skali roku indywidualnie dla każdego pracownika.

Podstawa prawna

Brak obowiązku prowadzenia karty wynika z aktualnie obowiązujących przepisów. Poniżej kompletna podstawa prawna związana z rozliczeniami pracownika i kartami przychodów.

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2025 poz. 1299) – obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. NIE zawiera obowiązku prowadzenia kart przychodów pracowników. Zastąpiło rozporządzenie z 23 grudnia 2019 r.

Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2019 poz. 2544) – obowiązywało do 31 grudnia 2025 r. To właśnie to rozporządzenie ZNIOSŁO od 1 stycznia 2020 r. obowiązek prowadzenia kart przychodów pracowników, który istniał na podstawie wcześniejszego rozporządzenia z 26 sierpnia 2003 r.

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. 2025 poz. 163 z późn. zm.) – art. 24a (PKPiR), art. 32 (zaliczki na podatek), art. 38 ust. 1 (termin wpłaty zaliczki – do 20. dnia miesiąca następnego), art. 39 (obowiązek sporządzenia PIT-11).

Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. 2026 poz. 199) – ogólna podstawa rozliczeń składek społecznych pracownika i pracodawcy.

Ustawa z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz. U. 2025 poz. 1644) – określa składkę wypadkową finansowaną wyłącznie przez pracodawcę.

Ustawa z 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz. U. 2018 poz. 2244) – zniosła obowiązek prowadzenia kart przychodów pracowników dla ryczałtowców od 1 stycznia 2019 r.

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. 2025 poz. 111) – art. 86 § 1 (okres przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów: 5 lat).

Nota prawna

PAMIĘTAJ! Gdy korzystasz z gotowych szablonów karty przychodów – sprawdź uważnie aktualność stóp składek ZUS i PIT, które mogą się zmieniać corocznie. Udostępnione w internecie wzory mogą być nieaktualne, w szczególności w zakresie składek pracownika i kwot zmniejszających podatek.

Pamiętaj, że karta przychodów to dokument wewnętrzny pracodawcy – jego prowadzenie nie zwalnia z obowiązku sporządzania list płac, deklaracji ZUS i PIT-11. Ze względu na różnorodność sytuacji pracowniczych i ulg podatkowych, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty oceń, czy stosowany format karty odzwierciedla wszystkie aspekty rozliczeń w Twojej firmie.

Słowniczek pojęć – terminologia karty przychodów

Poniższa tabela wyjaśnia 10 kluczowych pojęć związanych z prowadzeniem karty przychodów pracownika i powiązanych rozliczeń kadrowo-płacowych.

Par. 5 ust. 2 rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2003, nr 152, poz. 1475 ze zm.).

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.