Protokół inwentaryzacji kasy (2026). Wzór do pobrania online

Czym jest protokół inwentaryzacji kasy?

Protokół inwentaryzacji kasy jest dokumentem potwierdzającym fizyczne zliczenie gotówki w kasie firmy (spis z natury) i porównanie stanu rzeczywistego z zapisami księgowymi (raport kasowy). Na jego podstawie ustala się nadwyżkę lub niedobór kasowy.

Inwentaryzacja kasy jest obowiązkowa na ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Może być również przeprowadzana przy zmianie kasjera, w celach kontrolnych lub na polecenie kierownika jednostki. Protokół sporządza się w 3 egzemplarzach.

Do czego służy wzór protokołu inwentaryzacji kasy?

Wzór protokołu inwentaryzacji kasy służy do udokumentowania spisu z natury gotówki i ustalenia różnic inwentaryzacyjnych.

Dokument ten pełni 5 głównych funkcji:

Potwierdzenie stanu gotówki (fizyczne zliczenie bankotów i monet wg nominałów).

Porównanie z saldem księgowym (stan rzeczywisty vs saldo z raportu kasowego – nadwyżka/niedobór).

Dowód w postępowaniu księgowym (protokół = dowód rzetelności prowadzenia kasy).

Rozliczenie odpowiedzialności kasjera (kasjer odpowiada materialnie za stan kasy).

Spełnienie obowiązku ustawowego (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości – spis z natury aktywów pieniężnych).

Ważne: Inwentaryzacja kasy to spis z natury (nie potwierdzenie salda). Gotówkę liczy się fizycznie – nie wystarczy wydruk z raportu kasowego.

Kto sporządza protokół inwentaryzacji kasy?

Protokół sporządza komisja inwentaryzacyjna w obecności kasjera (osoby materialnie odpowiedzialnej za kasę).

Kto przeprowadza inwentaryzację?

Komisja inwentaryzacyjna (min. 2 osoby): powołana przez kierownika jednostki. Członkowie nie mogą być kasjerami.

Kasjer (osoba materialnie odpowiedzialna): obecny przy liczeniu. Potwierdza stan gotówki podpisem.

Kierownik jednostki: zleca inwentaryzację, zatwierdza protokół.

Kto NIE sporządza protokołu?

Kasjer samodzielnie – nie może liczyć kasy sam (brak kontroli). Firmy bez kasy gotówkowej – inwentaryzacja kasy dotyczy wyłącznie jednostek prowadzących kasę.

Termin inwentaryzacji kasy – kiedy przeprowadzić?

Inwentaryzacja kasy jest obowiązkowa na ostatni dzień roku obrotowego. Może być przeprowadzona nie wcześniej niż 3 mc przed i nie później niż 15 dni po końcu roku (art. 26 ust. 3 pkt 1).

Terminy inwentaryzacji kasy

Ważne: Gotówka w kasie podlega wyłącznie inwentaryzacji drogą spisu z natury (nie potwierdzenia salda ani weryfikacji). Fizyczne zliczenie jest jedyną metodą.

Pobierz wzór protokołu inwentaryzacji kasy (PDF / Druk aktywny)

Wzór protokołu inwentaryzacji kasy nie jest określony przepisami – musi zawierać elementy umożliwiające identyfikację, rozliczenie i podpisy.

Pobierz wzór protokołu inwentaryzacji kasy (PDF) – do wydruku.

Jakie dane zawiera protokół inwentaryzacji kasy?

Protokół inwentaryzacji kasy powinien zawierać:

Dane jednostki: nazwa firmy, adres, NIP.

Data i godzina inwentaryzacji: dokładny moment rozpoczęcia i zakończenia.

Skład komisji inwentaryzacyjnej: imiona, nazwiska, stanowiska członków.

Dane kasjera: imię, nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej.

Stan gotówki wg nominałów: banknoty (500, 200, 100, 50, 20, 10 zł) + monety (5, 2, 1 zł, 50, 20, 10, 5, 2, 1 gr) – ilość × nominał = wartość.

Saldo księgowe (raport kasowy): stan gotówki wg ksiąg – do porównania.

Różnica: nadwyżka / niedobór / zgodność: stan rzeczywisty minus saldo księgowe.

Podpisy: członkowie komisji + kasjer + (opcjonalnie) kierownik jednostki.

Gdzie i jak sporządzić protokół?

Protokół sporządza się w miejscu przechowywania kasy, w obecności komisji i kasjera.

W siedzibie firmy (przy kasie): fizyczne zliczenie gotówki – banknoty i monety wg nominałów.

3 egzemplarze: (1) dla księgowości, (2) dla kasjera, (3) dla komisji inwentaryzacyjnej / kierownika.

Papierowo (standard): wydrukowany wzór wypełniany ręcznie przy kasie.

Wskazówka: Jeśli inwentaryzację przeprowadza się pod nieobecność kasjera – musi to być wyraźnie opisane w protokole. Kasjer podpisuje protokół po zapoznaniu się z wynikami.

Jak wypełnić protokół inwentaryzacji kasy w 6 krokach?

Aby wypełnić wzór protokołu inwentaryzacji kasy, należy fizycznie policzyć gotówkę i porównać z raportem kasowym.

Krok 1: Wpisz dane jednostki, datę/godzinę i skład komisji. Nazwa firmy, data, godzina, członkowie komisji, kasjer.

Krok 2: Policz gotówkę wg nominałów. Każdy nominał osobno: ilość × wartość = suma cząstkowa.

Krok 3: Oblicz łączną wartość gotówki. Suma wszystkich nominałów = stan rzeczywisty kasy.

Krok 4: Wpisz saldo księgowe (raport kasowy). Stan gotówki wg raportu kasowego na dzień inwentaryzacji.

Krok 5: Oblicz różnicę. Stan rzeczywisty – saldo księgowe = nadwyżka (+) / niedobór (–) / zgodność (0).

Krok 6: Podpisy i uwagi. Komisja + kasjer podpisują. Ewentualne wyjaśnienia nadwyżki/niedoboru.

Checklista – co sprawdzić przy inwentaryzacji kasy?

Przed sporządzeniem protokołu należy sprawdzić 8 kluczowych elementów.

1. Komisja inwentaryzacyjna powołana (min. 2 osoby, nie kasjer).

2. Kasjer obecny przy liczeniu (jeśli nieobecny – opis w protokole).

3. Wszystkie nominały policzone (banknoty + monety + ewentualnie waluty obce).

4. Uwzględnij czeki, bony, inne walory przechowywane w kasie.

5. Saldo księgowe z raportu kasowego – aktualny na dzień inwentaryzacji.

6. Różnica: nadwyżka/niedobór/zgodność – wyraźnie obliczona.

7. 3 egzemplarze protokołu (księgowość, kasjer, komisja/kierownik).

8. Podpisy: wszyscy członkowie komisji + kasjer.

Jak uniknąć błędów w protokole inwentaryzacji kasy?

Aby uniknąć błędów, należy fizycznie policzyć każdy nominał i porównać z raportem kasowym.

Tabela najczęstszych błędów

Rozwiązywanie 4 głównych problemów

Niedobór kasowy: Kasjer wyjaśnia na piśmie. Niedobór podlega zaksięgowaniu – kasjer ponosi odpowiedzialność materialną.

Nadwyżka kasowa: Wyjaśnienie źródła. Nadwyżkę księguje się jako przychód (po wyjaśnieniu).

Kasjer nieobecny: Inwentaryzacja w obecności świadka. Wyraźny opis w protokole. Kasjer podpisuje po zapoznaniu.

Waluty obce w kasie: Przelicz wg kursu średniego NBP na dzień inwentaryzacji. Osobna pozycja w protokole.

Scenariusze – kiedy przeprowadzić inwentaryzację kasy?

Inwentaryzacja kasy jest obowiązkowa co roku + przy zmianie kasjera i kontrolach.

6 najczęstszych scenariuszy (Tabela)

Porównanie: inwentaryzacja kasy vs inwentaryzacja magazynu vs potwierdzenie salda

Trzy metody inwentaryzacji – różne aktywa.

Specyfikacja techniczna protokołu inwentaryzacji kasy

Wzór protokołu inwentaryzacji kasy nie jest określony przepisami. Poniżej 8 kluczowych parametrów.

Nazwa dokumentu: Protokół inwentaryzacji kasy (PIK). Wzór formularza.

Termin: Na ostatni dzień roku obrotowego (obowiązkowo). Dopuszczalnie: od 1.10 do 15.01 następnego roku.

Metoda: Wyłącznie spis z natury (fizyczne zliczenie gotówki wg nominałów).

Komisja: Min. 2 osoby (nie kasjer) + kasjer obecny przy liczeniu.

Egzemplarze: 3 (księgowość, kasjer, komisja/kierownik).

Różnica: Stan rzeczywisty – saldo księgowe = nadwyżka (+) / niedobór (–) / zgodność (0).

Podpisy: Wszyscy członkowie komisji + kasjer (osoba materialnie odpowiedzialna).

Podstawa prawna: Art. 26 ust. 1 pkt 1, art. 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522, z późn. zm.).

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o inwentaryzację kasy

Czy inwentaryzacja kasy jest obowiązkowa?

Tak – na ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ust. 1 pkt 1). Również przy zmianie kasjera i kontrolach doraźnych.

Kto podpisuje protokół?

Wszyscy członkowie komisji inwentaryzacyjnej + kasjer (osoba materialnie odpowiedzialna za kasę).

Co jeśli kasjer jest nieobecny?

Inwentaryzacja w obecności świadka. Nieobecność kasjera musi być wyraźnie opisana w protokole.

Co robić z niedoborem?

Kasjer wyjaśnia na piśmie. Niedobór podlega zaksięgowaniu. Kasjer ponosi odpowiedzialność materialną za brak gotówki.

Ile egzemplarzy protokołu?

3 egzemplarze: (1) księgowość, (2) kasjer, (3) komisja/kierownik jednostki.

Gdzie pobrać wzór protokołu inwentaryzacji kasy?

Wzór protokołu inwentaryzacji kasy dostępny jest na portalu e-druki.pl w formacie PDF i XLSX.

Powiązane formularze i narzędzia

Przy inwentaryzacji kasy mogą być potrzebne powiązane dokumenty.

Raport kasowy: ewidencja wpływów i wydatków gotówkowych – źródło salda księgowego.

Arkusz spisu z natury: inwentaryzacja magazynu – analogiczny dokument dla towarów.

Zarządzenie inwentaryzacyjne: dokument kierownika jednostki zlecający inwentaryzację.

Oświadczenie kasjera: oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za kasę.

Program fillup: Aplikacja do elektronicznego wypełniania formularzy z weryfikacją danych.

Podstawa prawna

Art. 26 ust. 1 pkt 1 (inwentaryzacja aktywów pieniężnych drogą spisu z natury), art. 26 ust. 3 pkt 1 (termin: nie wcześniej niż 3 mc przed, nie później niż 15 dni po końcu roku), art. 27 (dokumentacja inwentaryzacji) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522, z późn. zm.).

Nota prawna

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz – przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument, kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz został zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.

Słowniczek pojęć – terminologia inwentaryzacji kasy

Poniższa tabela przedstawia 10 kluczowych pojęć związanych z inwentaryzacją kasy.

Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 330)

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.