e-Sprawozdanie finansowe JPK_SF (1) (v.1-2) (v.1-3) dla jednostek pożytku publicznego (OPP), zgodnie z załącznikiem nr 6 do ustawy o rachunkowości - z wysyłką pliku xml JPK_SF

Szacowany czas czytania: 6 minut

Kluczowe informacje:

• E-sprawozdanie JPK_SF

  to obowiązkowy, elektroniczny format XML dla sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego (OPP) w Polsce.

• Podstawy prawne obowiązku sprawozdawczego OPP wynikają głównie z Ustawy o rachunkowości

  oraz Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie .

• Kompletne sprawozdanie JPK_SF musi zawierać bilans, rachunek zysków i strat (RZiS), wprowadzenie

  oraz dodatkowe informacje i objaśnienia .

• Obowiązek dotyczy wszystkich OPP wpisanych do KRS , niezależnie od prowadzenia działalności gospodarczej, i wymaga podpisu elektronicznego (kwalifikowanego, zaufanego lub osobistego).

• Należy dotrzymać terminów składania sprawozdań do KAS, KRS

  (jeśli dotyczy) oraz publikacji w bazie NIW-CRSO , aby uniknąć sankcji, w tym utraty prawa do 1,5% podatku.

Spis treści:

• Czym jest e-sprawozdanie finansowe JPK_SF dla OPP?
• Jakie są podstawy prawne obowiązku sprawozdawczego OPP?
  • Które ustawy regulują sprawozdawczość finansową OPP?
  • Jakie elementy musi zawierać kompletne sprawozdanie finansowe OPP?
• Kto dokładnie musi składać e-sprawozdanie w formacie JPK_SF?
• Jaka jest struktura i format wymaganego pliku JPK_SF?
  • Co oznacza zgodność ze schemą JPK_SF?
  • Jakie zmiany wprowadza nowa wersja schemy (np. 1-3)?
• Jak przebiega proces tworzenia e-sprawozdania finansowego?
  • Jakie narzędzia można wykorzystać do generowania pliku JPK_SF?
  • Jak dołączyć wymagane załączniki do e-sprawozdania?
• Jakie metody podpisu elektronicznego są akceptowane?
• Gdzie i w jakich terminach należy złożyć e-sprawozdanie OPP?
  • Do jakich instytucji wysyła się sprawozdanie (KAS, KRS)?
  • Jakie są kluczowe terminy sprawozdawcze dla OPP?
• Jakie są konsekwencje błędów lub opóźnień w sprawozdawczości?
• Dlaczego przejrzystość finansowa OPP jest ważna?
• FAQ - Najczęściej zadawane pytania

E-sprawozdanie finansowe w formacie JPK_SF (czyli Jednolity Plik Kontrolny dla Sprawozdań Finansowych) to po prostu elektroniczny, wymagany sposób, w jaki organizacje pożytku publicznego (OPP) w Polsce muszą raportować swoje finanse. Mówimy tu o pliku XML o konkretnej strukturze, zawierającym najważniejsze części sprawozdania finansowego danej organizacji. Wprowadzenie JPK_SF miało na celu ujednolicenie i przeniesienie sprawozdawczości do świata cyfrowego. Dzięki temu urzędy, jak Krajowa Administracja Skarbowa (KAS), mogą łatwiej analizować dane, a działalność OPP staje się bardziej przejrzysta. Sam obowiązek przygotowania i złożenia takiego sprawozdania przez OPP ma swoje źródło w kilku aktach prawnych. To właśnie te przepisy dokładnie określają, jakie dane trzeba podać, w jakiej formie i w jakich terminach, ustalając standardy raportowania specjalnie dla tych podmiotów.

Jakie są podstawy prawne obowiązku sprawozdawczego OPP?

Które ustawy regulują sprawozdawczość finansową OPP?

Główne zasady sprawozdawczości finansowej OPP wynikają przede wszystkim z dwóch ustaw:

• Ustawy o rachunkowości

  z 29 września 1994 r., która ustala ogólne reguły tworzenia sprawozdań finansowych dla różnych podmiotów, w tym organizacji pozarządowych,

• Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

  z 24 kwietnia 2003 r. – ta z kolei nakłada na OPP dodatkowe wymogi sprawozdawcze, jak choćby obowiązek publikowania sprawozdań, i precyzuje, co dokładnie musi się w nich znaleźć i jak mają wyglądać.

Jakie elementy musi zawierać kompletne sprawozdanie finansowe OPP?

Zgodnie z prawem, pełne sprawozdanie finansowe OPP, przygotowane jako plik JPK_SF, musi zawierać te podstawowe części:

• Bilans : pokazujący, jakie aktywa i pasywa miała organizacja na koniec roku obrotowego,
• Rachunek zysków i strat (RZiS) : prezentujący przychody, koszty i wynik finansowy (czyli zysk lub stratę) za dany rok,
• Wprowadzenie do sprawozdania finansowego : tu znajdziemy informacje o przyjętych zasadach rachunkowości (polityce) i inne podstawowe dane,
• Dodatkowe informacje i objaśnienia : to miejsce na bardziej szczegółowe dane uzupełniające bilans i RZiS, noty podatkowe czy inne ważne informacje o działaniach organizacji.

Kto dokładnie musi składać e-sprawozdanie w formacie JPK_SF?

Obowiązek wysyłania sprawozdań finansowych w elektronicznej formie JPK_SF spoczywa na organizacjach pożytku publicznego (OPP), które figurują w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Nie ma znaczenia, czy OPP prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie. W praktyce każda organizacja ze statusem OPP, wpisana do KRS, musi przygotować i wysłać swoje roczne sprawozdanie finansowe właśnie w tym standardowym formacie XML.

Jaka jest struktura i format wymaganego pliku JPK_SF?

E-sprawozdanie finansowe JPK_SF trzeba przygotować jako plik w formacie XML (Extensible Markup Language). Taki format ma ściśle określoną budowę logiczną, opisaną w tzw. schemie XSD, którą publikuje Ministerstwo Finansów. Plik XML wykorzystuje standardowe znaczniki (tagi), które jednoznacznie oznaczają poszczególne pozycje bilansu, rachunku zysków i strat oraz inne wymagane informacje. To zapewnia spójność i możliwość porównywania danych między różnymi organizacjami.

Co oznacza zgodność ze schemą JPK_SF?

Zgodność ze schemą JPK_SF oznacza, że plik XML ze sprawozdaniem jest poprawny technicznie i merytorycznie – czyli zgadza się ze wzorcem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów dla konkretnego typu jednostki (tu: OPP) i okresu sprawozdawczego. Schema określa dokładną strukturę pliku: jakie pola są wymagane, jak się nazywają, jakiego są typu, w jakiej kolejności występują i jakie są między nimi zależności. Systemy informatyczne, przez które wysyła się sprawozdania (np. bramka KAS), sprawdzają tę zgodność przed przyjęciem pliku.

Jakie zmiany wprowadza nowa wersja schemy (np. 1-3)?

Nowsze wersje schem JPK_SF, na przykład obowiązująca od 1 stycznia 2025 wersja 1-3 dla OPP, przynoszą aktualizacje i poprawki w strukturze pliku. Zmiany mogą polegać na dodaniu nowych pól, zmianie istniejących albo dostosowaniu struktury do nowych przepisów rachunkowości. W wersji 1-3 wprowadzono chociażby możliwość dokładniejszego podania adresu siedziby zagranicznego przedsiębiorcy oraz inne modyfikacje, głównie w części "Wprowadzenie do sprawozdania finansowego". Celem tych zmian jest usprawnienie raportowania i zwiększenie precyzji danych. Sam proces tworzenia e-sprawozdania JPK_SF dla OPP to kilka ważnych kroków – od zebrania danych księgowych aż po wygenerowanie gotowego pliku XML. Organizacje muszą zadbać, by wszystkie potrzebne dane były kompletne i zgadzały się z aktualnymi przepisami i standardami rachunkowości.

Jak przebiega proces tworzenia e-sprawozdania finansowego?

Jakie narzędzia można wykorzystać do generowania pliku JPK_SF?

Aby przygotować e-sprawozdanie w formacie JPK_SF, organizacje pożytku publicznego mogą sięgnąć po różne narzędzia:

• Bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe

  od Ministerstwa Finansów – pozwala ona ręcznie wpisać dane lub zaimportować je z innych systemów,

• Specjalne moduły w komercyjnych programach księgowych

  – często automatyzują one tworzenie pliku JPK_SF na bazie danych już wprowadzonych do systemu księgowego,

• Specjalistyczne aplikacje czy formularze online

  oferowane przez zewnętrzne firmy, które pozwalają wypełnić sprawozdanie i wygenerować potrzebny plik XML.

To, które narzędzie wybrać, zależy od potrzeb, możliwości finansowych i technicznych oraz skali działalności danej OPP.

Jak dołączyć wymagane załączniki do e-sprawozdania?

Struktura JPK_SF pozwala na dołączanie dodatkowych dokumentów, na przykład not objaśniających czy uchwały zatwierdzającej sprawozdanie. Najczęściej przygotowuje się je w formacie PDF lub innym akceptowanym (np. .docx dla niektórych elementów). Sposób ich dodawania zależy od używanego programu – może to być opcja typu "dodaj załącznik" albo odpowiednie pole w strukturze XML, gdzie podaje się ścieżkę do pliku lub osadza jego zawartość (np. zakodowaną w base64, jeśli schema tego wymaga).

Jakie metody podpisu elektronicznego są akceptowane?

Aby e-sprawozdanie JPK_SF było ważne, musi je podpisać elektronicznie osoba uprawniona do reprezentowania organizacji (zwykle członek zarządu, zgodnie z zapisami w KRS) oraz osoba odpowiedzialna za księgi rachunkowe (jeśli to ktoś inny). Dopuszczalne są następujące formy podpisu:

• Kwalifikowany podpis elektroniczny : to certyfikat od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania, dający najwyższy poziom bezpieczeństwa i traktowany na równi z podpisem odręcznym,
• Podpis zaufany : bezpłatna opcja, potwierdzana przez profil zaufany ePUAP,
• Podpis osobisty : zaawansowany podpis elektroniczny wbudowany w e-dowód osobisty.

Wybór konkretnej metody zależy od preferencji i możliwości technicznych osoby składającej podpis. Pamiętajmy, że złożenie e-sprawozdania JPK_SF przez OPP wymaga dotrzymania konkretnych terminów i wysłania dokumentu do właściwych instytucji. Zaniedbanie tych obowiązków może niestety skutkować negatywnymi konsekwencjami dla organizacji.

Gdzie i w jakich terminach należy złożyć e-sprawozdanie OPP?

Do jakich instytucji wysyła się sprawozdanie (KAS, KRS)?

E-sprawozdanie finansowe JPK_SF trzeba złożyć do:

• Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) : ten obowiązek dotyczy wszystkich OPP, niezależnie od tego, czy prowadzą działalność gospodarczą. Sprawozdanie wysyła się przez specjalne narzędzia elektroniczne (np. aplikację e-Sprawozdania Finansowe albo systemy komercyjne),
• Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) : ten obowiązek dotyczy tylko tych OPP, które są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (czyli prowadzą działalność gospodarczą). Złożenie odbywa się przez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Co więcej, organizacje pożytku publicznego muszą dodatkowo zamieścić zatwierdzone sprawozdanie finansowe i sprawozdanie merytoryczne ze swojej działalności w internetowej bazie sprawozdań OPP. Bazę tę prowadzi Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (NIW-CRSO) . Taka publikacja zapewnia publiczny wgląd w działania i finanse OPP, co jest niezwykle ważne dla przejrzystości całego sektora.

Jakie są kluczowe terminy sprawozdawcze dla OPP?

Najważniejsze terminy dotyczące sprawozdawczości finansowej OPP (przy założeniu, że rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym) to:

• Przygotowanie sprawozdania finansowego : do 3 miesięcy od dnia bilansowego (najczęściej do 31 marca),
• Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego : do 6 miesięcy od dnia bilansowego (najczęściej do 30 czerwca),
• Złożenie sprawozdania do KAS : w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania,
• Złożenie sprawozdania do KRS (dla OPP w rejestrze przedsiębiorców) : w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania,
• Umieszczenie sprawozdania w bazie NIW-CRSO : do 15 lipca (dla sprawozdań za rok poprzedni) lub do 30 listopada (jeśli rok obrotowy jest inny niż kalendarzowy i kończy się po 30 września).

Ważne: Terminy te mogą być przesuwane na mocy specjalnych rozporządzeń, na przykład w wyjątkowych okolicznościach.

Jakie są konsekwencje błędów lub opóźnień w sprawozdawczości?

Niewypełnienie obowiązków sprawozdawczych – czy to przez błędy merytoryczne, złożenie po terminie, czy w złej formie (np. brak formatu JPK_SF lub podpisu) – może mieć poważne skutki dla OPP. Do najpoważniejszych należą:

• Utrata prawa do otrzymywania 1,5% podatku (dawniej 1%) od osób fizycznych : to jedna z najbardziej dotkliwych sankcji, bo pozbawia organizację ważnego źródła dochodów,

• Kary finansowe , które może nałożyć urząd skarbowy lub sąd rejestrowy,

• Postępowanie przymuszające

  wszczęte przez sąd rejestrowy,

• Odpowiedzialność karna skarbowa

  dla członków zarządu,

• Negatywny wpływ na reputację

  i wiarygodność organizacji.

Dlatego tak ważne jest, by każda organizacja pożytku publicznego podchodziła do obowiązków sprawozdawczych terminowo i rzetelnie – to klucz do jej stabilnego działania.

Dlaczego przejrzystość finansowa OPP jest ważna?

Przejrzystość finansowa, którą wspierają takie narzędzia jak obowiązkowe e-sprawozdanie JPK_SF i publikacja w bazie NIW-CRSO, jest absolutnie kluczowa dla organizacji pożytku publicznego. Daje ona darczyńcom, podopiecznym, urzędom państwowym i całemu społeczeństwu możliwość sprawdzenia, jak wydawane są środki, w tym te pochodzące z 1,5% podatku. Rzetelna sprawozdawczość buduje zaufanie publiczne do organizacji, potwierdza jej wiarygodność i pokazuje, czy efektywnie realizuje swoje cele statutowe. To także fundament społecznej kontroli nad podmiotami, które korzystają ze specjalnego statusu OPP i publicznych pieniędzy.

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Czym dokładnie jest JPK_SF dla organizacji pożytku publicznego?

JPK_SF to Jednolity Plik Kontrolny dla Sprawozdań Finansowych, czyli obowiązkowy, elektroniczny format (plik XML) służący do składania rocznych sprawozdań finansowych przez OPP w Polsce.

Jakie przepisy regulują obowiązek sprawozdawczy OPP?

Główne akty prawne to Ustawa o rachunkowości oraz Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które określają zasady, zakres i formę sprawozdawczości OPP.

Czy każda OPP musi składać e-sprawozdanie JPK_SF?

Tak, obowiązek ten dotyczy wszystkich organizacji pożytku publicznego (OPP) wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), bez względu na to, czy prowadzą działalność gospodarczą.

W jakim formacie i strukturze przygotowuje się JPK_SF?

E-sprawozdanie musi być plikiem XML zgodnym ze strukturą logiczną (schemą XSD) opublikowaną przez Ministerstwo Finansów dla danego typu jednostki i okresu.

Jak można wygenerować plik JPK_SF?

Można użyć bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów (e-Sprawozdania Finansowe), komercyjnych programów księgowych z odpowiednimi modułami lub specjalistycznych aplikacji zewnętrznych.

Jakim podpisem elektronicznym należy opatrzyć e-sprawozdanie?

Akceptowane są: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany (przez profil zaufany ePUAP) oraz podpis osobisty (z e-dowodu).

Gdzie i do kiedy należy złożyć JPK_SF?

Sprawozdanie składa się do Szefa KAS (wszystkie OPP) oraz do KRS (OPP prowadzące działalność gospodarczą, przez RDF) w terminach zależnych od daty zatwierdzenia sprawozdania. Dodatkowo, sprawozdanie trzeba opublikować w bazie NIW-CRSO (zwykle do 15 lipca).

Co grozi za błędy lub opóźnienia w złożeniu sprawozdania?

Konsekwencje mogą być poważne: utrata prawa do 1,5% podatku, kary finansowe, postępowanie przymuszające, odpowiedzialność karna skarbowa zarządu oraz utrata wiarygodności.