Umowa użyczenia lokalu: Kompletny przewodnik

Szacowany czas czytania: 7-8 minut

Kluczowe wnioski:

• Umowa użyczenia lokalu to bezpłatne udostępnienie lokalu przez użyczającego biorącemu w użyczenie.
• Pisemna umowa użyczenia powinna zawierać dokładne dane stron, opis lokalu i czas trwania umowy.
• Biorący w użyczenie ponosi koszty eksploatacyjne, a użyczający odpowiada za wady lokalu.
• Użyczenie lokalu bliskiej rodzinie może być zwolnione z podatku dochodowego PIT.

Spis treści:

1. Czym dokładnie jest umowa użyczenia lokalu?
2. Jakie kluczowe elementy powinna zawierać pisemna umowa użyczenia?
   1. Określenie stron i dokładny opis przedmiotu użyczenia
   2. Ustalenie czasu trwania umowy: na czas oznaczony czy nieoznaczony?
   3. Zasady korzystania z lokalu i podpisy stron
   4. Co musi zapewnić użyczający lokal?
   5. Jakie zobowiązania ma biorący lokal w użyczenie?
   6. Kto pokrywa koszty eksploatacyjne i media?
   7. Kiedy użyczenie jest zwolnione z podatku dochodowego PIT?
   8. Jakie są konsekwencje podatkowe użyczenia lokalu na działalność gospodarczą?
   9. Przesłanki wypowiedzenia umowy przez użyczającego
3. Czym różni się umowa użyczenia od umowy najmu lokalu?
4. Jakie są główne zalety i wady zawarcia umowy użyczenia?
5. Dlaczego warto sporządzić umowę użyczenia w formie pisemnej?

Czym dokładnie jest umowa użyczenia lokalu?

Umowa użyczenia lokalu to konkretny typ umowy cywilnoprawnej, o którym mówi polski Kodeks cywilny (znajdziesz ją w art. 710 i kolejnych). Chodzi w niej o to, że jedna osoba (użyczający) pozwala drugiej (biorącemu w użyczenie) za darmo korzystać z jakiegoś lokalu – mieszkania, domu, garażu czy biura – przez ustalony czas albo bezterminowo. Najważniejsze, co odróżnia ją od najmu, to właśnie brak opłat; biorący nie płaci czynszu za używanie nieruchomości. Zwykle jednak to on pokrywa bieżące koszty utrzymania lokalu, jak rachunki za media.

Jakie kluczowe elementy powinna zawierać pisemna umowa użyczenia?

Chociaż prawo nie zabrania zawrzeć umowy użyczenia ustnie, dla świętego spokoju obu stron znacznie lepiej zrobić to na piśmie. Taki dokument jest dowodem na to, co ustaliliście, i ogranicza ryzyko kłótni. Dobrze przygotowana umowa powinna jasno określać warunki użyczenia. Warto pamiętać, że Kodeks cywilny wskazuje na podstawowe prawa i obowiązki zarówno użyczającego, jak i biorącego w użyczenie. Strony mogą je w umowie doprecyzować, pod warunkiem, że nie kłóci się to z samą ideą użyczenia i przepisami prawa. Kwestie podatkowe związane z taką umową zależą od kilku rzeczy, m.in. od tego, kim są dla siebie strony i w jakim celu lokal jest użyczany. Zazwyczaj rozwiązanie umowy zależy od tego, czy zawarto ją na czas określony, czy nie, a także od zapisów w samej umowie i przepisów Kodeksu.

Określenie stron i dokładny opis przedmiotu użyczenia

W umowie trzeba dokładnie wskazać, kto jest kim: kto jest użyczającym (czyli właścicielem lub osobą, która może dysponować lokalem), a kto biorącym w użyczenie. Potrzebne są pełne dane tych osób: imiona, nazwiska, adresy, numery PESEL (lub NIP dla firm), czasem warto wpisać też dane z dowodów osobistych. Równie ważne jest precyzyjne opisanie samego lokalu. Powinny się tam znaleźć przynajmniej:

• dokładny adres nieruchomości,
• powierzchnia użytkowa,
• liczba pokoi czy pomieszczeń,
• krótki opis stanu technicznego w chwili przekazania.

Dobrym pomysłem jest też dołączenie protokołu zdawczo-odbiorczego, który szczegółowo opisze stan lokalu i jego wyposażenie.

Ustalenie czasu trwania umowy: na czas oznaczony czy nieoznaczony?

Umowa musi jasno mówić, na jak długo jest podpisana. Może to być konkretny okres (np. rok, dwa lata, do określonej daty) albo czas nieokreślony. To, co wybierzecie, wpływa na zasady ewentualnego wypowiedzenia umowy. Jeśli umowa jest na czas określony, to generalnie kończy się sama po upływie tego terminu, chyba że strony wcześniej dogadały się co do możliwości wcześniejszego jej rozwiązania pod pewnymi warunkami.

Zasady korzystania z lokalu i podpisy stron

W umowie warto ustalić podstawowe reguły gry, na przykład czy biorący może robić jakieś przeróbki, czy wolno mu podnajmować lub udostępniać lokal komuś innemu (na to zazwyczaj potrzebna jest zgoda użyczającego). Trzeba też wskazać, do czego lokal ma służyć (np. do mieszkania, na biuro). Na końcu dokumentu obie strony muszą złożyć czytelne podpisy – to potwierdzenie, że znają warunki i się na nie zgadzają.

Co musi zapewnić użyczający lokal?

Głównym zadaniem użyczającego jest przekazanie lokalu w stanie, który pozwala na korzystanie z niego zgodnie z umową. Co więcej, użyczający nie powinien robić niczego, co utrudniałoby biorącemu spokojne używanie lokalu. Odpowiada też za wady lokalu, o których wiedział, ale nie powiedział, a także za wady ukryte. Jeśli potrzebne są naprawy obciążające właściciela (np. związane z konstrukcją budynku), to on powinien je zlecić.

Jakie zobowiązania ma biorący lokal w użyczenie?

Biorący w użyczenie musi korzystać z lokalu tak, jak to wynika z jego charakteru i celu określonego w umowie (lub po prostu z sytuacji). Nie może bez zgody użyczającego oddać lokalu komuś innemu. To on ponosi zwykłe koszty utrzymania użyczonej rzeczy. Kiedy umowa się skończy, musi zwrócić lokal użyczającemu w stanie nie gorszym niż na początku, ale nie odpowiada za normalne zużycie wynikające z prawidłowego korzystania.

Kto pokrywa koszty eksploatacyjne i media?

Mimo że sama umowa użyczenia jest darmowa (nie ma czynszu), to najczęściej właśnie biorący w użyczenie płaci za bieżące koszty eksploatacyjne związane z utrzymaniem i używaniem lokalu. Chodzi głównie o rachunki za media (prąd, wodę, gaz, ogrzewanie), wywóz śmieci czy drobne naprawy. Strony mogą w umowie dokładnie ustalić, kto za co płaci, np. przepisując liczniki na biorącego albo rozliczając się na podstawie faktur opłaconych przez użyczającego.

Kiedy użyczenie jest zwolnione z podatku dochodowego PIT?

Generalnie, jeśli umowa użyczenia jest faktycznie bezpłatna i zawarta między bliskimi krewnymi (z I i II grupy podatkowej według ustawy o podatku od spadków i darowizn), to osoba biorąca lokal w użyczenie nie musi płacić od tego podatku dochodowego (PIT). Traktuje się to wtedy jako pomoc w rodzinie. Jeśli jednak lokal użyczany jest komuś spoza tej grupy, wartość takiego darmowego świadczenia może być uznana za przychód biorącego i trzeba będzie zapłacić od tego podatek.

Jakie są konsekwencje podatkowe użyczenia lokalu na działalność gospodarczą?

Sprawa komplikuje się, gdy lokal jest użyczany na cele związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez biorącego. Wtedy u biorącego może pojawić się przychód z darmowych świadczeń, który trzeba opodatkować. Z kolei dla użyczającego (jeśli jest to np. gmina albo firma) użyczenie lokalu na cele komercyjne może oznaczać konieczność płacenia wyższego podatku od nieruchomości – według stawki dla gruntów i budynków związanych z biznesem. Zasadniczo, samej umowy użyczenia lokalu na cele mieszkalne, zwłaszcza w gronie najbliższej rodziny, nie trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego. Jeśli jednak z powodu umowy powstaje jakiś obowiązek podatkowy (np. przychód u biorącego spoza rodziny albo zmiana przeznaczenia lokalu na firmę, co podnosi podatek od nieruchomości), to trzeba te fakty zgłosić lub uwzględnić w rozliczeniach podatkowych zgodnie z przepisami.

Przesłanki wypowiedzenia umowy przez użyczającego

Użyczający ma prawo zażądać zwrotu lokalu, nawet jeśli umowa była na czas określony, w kilku sytuacjach wskazanych w Kodeksie cywilnym. Stanie się tak, jeśli:

• biorący korzysta z lokalu niezgodnie z umową albo w sposób niewłaściwy dla tego miejsca,
• biorący oddaje lokal komuś innemu, chociaż umowa mu na to nie pozwala ani nie zmuszają go do tego okoliczności,
• lokal nagle stał się potrzebny samemu użyczającemu z powodów, których nie dało się przewidzieć przy podpisywaniu umowy.

Jeśli umowa była na czas nieokreślony, każda ze stron może ją wypowiedzieć, zachowując ustalone terminy (jeśli takie były) lub stosując ogólne zasady dla zobowiązań bezterminowych. Naruszenie przez biorącego ważnych warunków umowy, jak używanie lokalu niezgodnie z celem, niszczenie go czy udostępnianie bez zgody, daje użyczającemu prawo do natychmiastowego jej rozwiązania. Biorący może też zostać pociągnięty do odpowiedzialności za naprawienie szkód, które wynikły z jego działań lub zaniedbań wykraczających poza normalne zużycie.

Czym różni się umowa użyczenia od umowy najmu lokalu?

Najważniejsza, fundamentalna różnica między użyczeniem a najmem to pieniądze. Umowa najmu zawsze oznacza, że najemca płaci czynsz wynajmującemu. Z kolei umowa użyczenia jest darmowa – biorący nie płaci czynszu, chociaż zwykle pokrywa koszty utrzymania lokalu (media, drobne naprawy). Inna sprawa to ochrona praw lokatorów – jest ona znacznie silniejsza przy umowie najmu mieszkania niż przy użyczeniu. Przepisy dotyczące najmu są bardziej rozbudowane i często dają więcej praw najemcy, szczególnie jeśli chodzi o wypowiedzenie umowy przez właściciela.

Jakie są główne zalety i wady zawarcia umowy użyczenia?

Umowa użyczenia lokalu ma swoje plusy i minusy, które warto znać przed jej podpisaniem.

Zalety:

• zero czynszu: To największy plus dla biorącego – może mieszkać lub korzystać z lokalu bez opłat czynszowych,
• elastyczność: Strony mają dość dużą swobodę w ustalaniu warunków, zwłaszcza czasu trwania umowy i zasad korzystania z lokalu,
• prostota: Szczególnie między rodziną czy znajomymi, taka umowa może wydawać się mniej formalna niż najem,
• pomoc bliskim: Pozwala legalnie i w miarę bezpiecznie udostępnić mieszkanie czy dom komuś z rodziny lub przyjacielowi w potrzebie.

Wady:

• ryzyko kłótni przy umowie ustnej: Bez papieru trudno potem udowodnić, co się ustaliło i dochodzić swoich praw,
• słabsza ochrona biorącego: Prawa osoby biorącej lokal w użyczenie są gorzej chronione niż prawa najemcy mieszkania,
• możliwe problemy z podatkami: Niejasne ustalenia albo użyczenie komuś spoza najbliższej rodziny mogą oznaczać konieczność zapłaty podatku,
• ryzyko wcześniejszego końca umowy: Użyczający może zażądać zwrotu lokalu, jeśli nagle okaże się, że sam go potrzebuje z nieprzewidzianych powodów.

Dlaczego warto sporządzić umowę użyczenia w formie pisemnej?

Chociaż prawo pozwala zawrzeć umowę użyczenia nieformalnie, naprawdę warto zrobić to na piśmie. Forma pisemna daje obu stronom poczucie bezpieczeństwa prawnego. Jasno sformułowany dokument to konkretny dowód na to, na jakich zasadach lokal został oddany do używania. Określa on prawa i obowiązki obu stron, czas trwania umowy, zasady płacenia rachunków i warunki ewentualnego zakończenia współpracy. Posiadanie umowy na papierze bardzo ułatwia rozwiązywanie wszelkich nieporozumień czy sporów, chroniąc interesy wszystkich zaangażowanych i zapewniając jasność co do wzajemnych zobowiązań.

FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania

Czy umowa użyczenia musi być zawarta na piśmie?

Nie, umowa użyczenia może być zawarta ustnie, ale forma pisemna jest zalecana dla celów dowodowych.

Kto ponosi koszty utrzymania lokalu w umowie użyczenia?

Zazwyczaj koszty utrzymania lokalu, takie jak rachunki za media, ponosi biorący w użyczenie.

Czy umowa użyczenia podlega opodatkowaniu?

Użyczenie lokalu bliskiej rodzinie jest zwolnione z podatku dochodowego PIT, ale użyczenie osobom spoza rodziny może generować obowiązek podatkowy.

Kiedy użyczający może wypowiedzieć umowę użyczenia?

Użyczający może wypowiedzieć umowę, gdy biorący używa lokalu niezgodnie z umową lub gdy sam potrzebuje lokalu z przyczyn niemożliwych do przewidzenia.

Art. 710 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. 64, nr. 16, poz. 93 ze zm.).

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.