Wydanie materiałów na zewnątrz. Wzór do pobrania online

Czym jest dokument WZ (wydanie zewnętrzne)?

Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) jest dowodem magazynowym, który dokumentuje rozchód towarów, materiałów lub wyrobów gotowych wydawanych z magazynu na zewnątrz jednostki – np. kontrahentowi, pracownikowi lub innemu podmiotowi. WZ należy do dowodów zewnętrznych własnych (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

WZ nie jest dowodem księgowym ani dokumentem sprzedaży – nie zastępuje faktury, paragonu ani dowodu wewnętrznego. Do każdego WZ należy wystawić fakturę lub inny dowód sprzedaży. Prowadzenie gospodarki magazynowej (w tym wystawianie WZ) jest obowiązkowe dla podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe. Dla firm na PKPiR – dobrowolne.

Do czego służy wzór dokumentu WZ?

Wzór dokumentu WZ służy do ewidencji rozchodu materiałów i towarów z magazynu na zewnątrz jednostki.

Dokument ten pełni 5 głównych funkcji:

Ewidencja rozchodu magazynowego (każde wydanie towaru/materiału z magazynu na zewnątrz musi być udokumentowane WZ).

Podstawa do sporządzenia spisu z natury (WZ wpływa na księgowy stan magazynu – porównanie ze stanem faktycznym ujawnia różnice).

Kontrola obiegów towarowych (kto, kiedy, ile i komu wydał – pełna ścieżka audytu).

Podstawa do wystawienia faktury (WZ potwierdza fizyczne wydanie towaru – na jego podstawie wystawia się fakturę w terminie do 15. dnia następnego miesiąca).

Dokumentacja przesunięć i wypożyczeń (WZ wystawia się również przy przeniesieniu między jednostkami firmy, najmie, dzierżawie, leasingu).

Ważne: WZ NIE jest dowodem księgowym. Nie może być podstawą zapisu w KPiR ani w księgach rachunkowych jako jedyny dokument. Zawsze wymaga towarzyszącego dowodu księgowego (faktury, paragonu, dowodu wewnętrznego).

Kto wystawia dokument WZ?

Dokument WZ wystawia magazynier lub inna osoba odpowiedzialna za gospodarkę magazynową w jednostce.

Kto ma obowiązek wystawiania WZ?

Przedsiębiorstwa prowadzące pełne księgi rachunkowe: obowiązek prowadzenia gospodarki magazynowej (ustawa o rachunkowości).

Firmy z magazynem: każdy podmiot prowadzący magazyn i dokumentujący obrót magazynowy.

Przedstawiciele handlowi: wystawiają WZ, gdy nie mają uprawnień do wystawiania faktur – fakturę wystawia księgowość na podstawie WZ.

Kto NIE musi wystawiać WZ?

Firmy prowadzące PKPiR (księgowość uproszczona) nie mają obowiązku prowadzenia gospodarki magazynowej – wystawianie WZ jest dla nich dobrowolne. Nie ma też obowiązku wystawiania WZ do każdej faktury.

Termin wystawienia WZ – kiedy wystawić i jak długo przechowywać?

Dokument WZ wystawia się w momencie fizycznego wydania towaru/materiału z magazynu. Przechowywanie: 5 lat (art. 74 ustawy o rachunkowości).

Terminy związane z WZ

Pobierz wzór dokumentu WZ (PDF / Druk aktywny)

Wzór dokumentu WZ nie jest określony przepisami – każda jednostka może stosować własny formularz, spełniający wymogi art. 21 ustawy o rachunkowości.

Pobierz wzór dokumentu WZ (PDF) – druk do wypełnienia ręcznego.

Wypełnij online - uruchom program fillup online i wypełnij druk.

Jakie dane musi zawierać dokument WZ?

Dokument WZ powinien zawierać dane wymagane dla dowodów księgowych (art. 21 ustawy o rachunkowości):

Numer dokumentu WZ: unikalny numer identyfikacyjny (np. WZ/001/2026).

Data wystawienia: data sporządzenia dokumentu.

Data wydania: data fizycznego wydania towaru/materiału z magazynu.

Dane wystawcy (sprzedawcy): nazwa firmy, adres, NIP.

Dane odbiorcy: nazwa kontrahenta, adres (lub jednostki wewnętrznej przy przesunięciach).

Opis wydanego towaru/materiału: nazwa, indeks, jednostka miary, ilość, cena jednostkowa, wartość.

Podpis wystawcy: obowiązkowy – osoba wydająca towar z magazynu.

Podpis odbiorcy: nieobowiązkowy – ale zalecany jako potwierdzenie odbioru.

Uwagi: np. „towar do zwrotu”, „najem”, „przesunięcie do oddziału X”.

Gdzie i jak wystawiać dokument WZ?

Dokument WZ wystawia się w magazynie jednostki – w momencie wydawania towaru.

Program magazynowy/księgowy (zalecane): automatyczne numerowanie, powiązanie z fakturą, stany magazynowe na bieżąco.

Ręcznie (bloczek WZ): drukowany formularz wypełniany ręcznie – kopia zostaje w magazynie.

Arkusz kalkulacyjny: wzór XLSX z automatycznym sumowaniem – dla mniejszych firm.

Wskazówka: WZ wystawia się w min. 2 egzemplarzach: oryginał dla odbiorcy, kopia w magazynie. Przy przesunięciach wewnętrznych – 3 egzemplarze (wystawca, odbiorca, księgowość).

Jak wystawić dokument WZ w 6 krokach?

Aby wystawić wzór dokumentu WZ, magazynier rejestruje dane wydania towaru.

Krok 1: Nadaj numer WZ. Unikalny, chronologiczny numer (np. WZ/001/06/2026).

Krok 2: Wpisz datę wystawienia i wydania. Data wydania = moment fizycznego opuszczenia magazynu.

Krok 3: Wpisz dane wystawcy i odbiorcy. Nazwa, adres, NIP obu stron (lub nazwa jednostki wewnętrznej).

Krok 4: Opisz wydany towar/materiał. Nazwa, indeks, j.m., ilość, cena, wartość. Każda pozycja osobno.

Krok 5: Podpisz dokument. Podpis wystawcy (obowiązkowy) + podpis odbiorcy (zalecany).

Krok 6: Przekaż oryginał odbiorcy, kopię zachowaj w magazynie. Księgowość wystawia fakturę na podstawie WZ.

Checklista – co sprawdzić przy wystawianiu WZ?

Przed wystawieniem dokumentu WZ należy sprawdzić 8 kluczowych elementów.

1. Czy towar/materiał jest dostępny w magazynie (stan magazynowy).

2. Czy numer WZ jest unikalny i chronologiczny.

3. Czy dane odbiorcy są prawidłowe (nazwa, adres, NIP).

4. Czy ilość i opis towaru są zgodne z zamówieniem.

5. Czy cena i wartość są prawidłowe.

6. Czy dokument jest podpisany przez wystawcę.

7. Czy wystawiono fakturę do WZ (do 15. dnia następnego miesiąca).

8. Czy kopia WZ została zarchiwizowana w magazynie.

Jak uniknąć błędów w dokumencie WZ?

Aby uniknąć błędów, należy zapewnić spójność WZ z fakturą i stanem magazynowym.

Tabela najczęstszych błędów w dokumencie WZ

Rozwiązywanie 4 głównych problemów z WZ

Różnica między stanem księgowym a faktycznym: Sprawdź, czy wszystkie wydania zostały udokumentowane WZ. Różnice (niedobory/nadwyżki) rozlicz przy spisie z natury.

Towar wydany, ale faktura jeszcze nie wystawiona: Fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po wydaniu. WZ dokumentuje moment wydania.

Wydanie towaru na najem/dzierżawę: Wystaw WZ z adnotacją „najem/dzierżawa – towar do zwrotu”. Przy zwrocie – PZ (przyjęcie zewnętrzne).

Czy WZ jest potrzebny przy PKPiR: Nie jest obowiązkowy, ale zalecany. Ułatwia sporządzenie remanentu i kontrolę stanów magazynowych.

Scenariusze użycia – kiedy wystawiać dokument WZ?

Dokument WZ wystawia się przy każdym wydaniu towaru/materiału na zewnątrz magazynu.

6 najczęstszych scenariuszy (Tabela)

Porównanie: WZ vs PZ vs RW vs MM

W gospodarce magazynowej funkcjonują 4 główne typy dokumentów. Każdy dokumentuje inny kierunek ruchu towaru.

Specyfikacja techniczna dokumentu WZ

Wzór dokumentu WZ jest dowodem magazynowym wewnętrznym. Poniżej 8 kluczowych parametrów.

Nazwa dokumentu: WZ – Wydanie zewnętrzne (wydanie materiałów na zewnątrz).

Charakter: Dowód magazynowy – NIE jest dowodem księgowym (wymaga faktury).

Obowiązkowość: Obowiązkowy przy pełnych księgach rachunkowych. Dobrowolny przy PKPiR.

Egzemplarze: Min. 2: oryginał (odbiorca) + kopia (magazyn).

Podpis wystawcy: Obowiązkowy (art. 21 pkt 6 ustawy o rachunkowości).

Podpis odbiorcy: Nieobowiązkowy – ale zalecany jako potwierdzenie odbioru.

Przechowywanie: 5 lat od końca roku obrotowego (art. 74 ustawy o rachunkowości).

Podstawa prawna: Art. 20 ust. 2, art. 21, art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522, z późn. zm.).

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o dokument WZ

Czy WZ jest obowiązkowy?

Dla firm prowadzących pełne księgi rachunkowe – tak. Dla firm na PKPiR – nie, ale zalecany.

Czy WZ może zastąpić fakturę?

Nie – WZ jest dowodem magazynowym, nie dowodem księgowym. Do każdego WZ należy wystawić fakturę lub inny dowód sprzedaży.

Czy do każdej faktury muszę wystawiać WZ?

Nie – nie ma obowiązku wystawiania WZ do każdej faktury. Obowiązek jest odwrotny: do każdego WZ potrzebna jest faktura.

Czy podpis odbiorcy jest wymagany na WZ?

Nie – obowiązkowy jest jedynie podpis wystawcy. Podpis odbiorcy jest zalecany jako potwierdzenie odbioru, ale nie jest wymagany prawnie.

Jak długo przechowywać dokumenty WZ?

5 lat od końca roku obrotowego, w którym dokonano wydania (art. 74 ustawy o rachunkowości).

Gdzie pobrać wzór dokumentu WZ?

Wzór dokumentu WZ dostępny jest do pobrania na portalu e-druki.pl w formacie PDF i XLSX.

Powiązane formularze i narzędzia

Osoba wystawiająca WZ może potrzebować powiązanych dokumentów magazynowych.

Przyjęcie materiałów z zewnątrz: dowód przyjęcia towaru do magazynu od dostawcy.

Rozchód Wewnętrzny: dowód wydania materiału wewnątrz jednostki (np. do produkcji).

Przesunięcie Międzymagazynowe: dowód przesunięcia towaru między magazynami.

Faktura VAT: dowód sprzedaży – wystawiany na podstawie WZ.

Program fillup: Aplikacja do elektronicznego wypełniania formularzy z weryfikacją danych.

Podstawa prawna

Art. 20 ust. 2 (dowód zewnętrzny własny), art. 21 (wymagane elementy dowodu księgowego), art. 74 (przechowywanie 5 lat) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522, z późn. zm.).

Art. 106i ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 1060, z późn. zm.) – termin wystawienia faktury (do 15. dnia następnego miesiąca po wydaniu).

Nota prawna

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz – przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument, kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz został zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.

Słowniczek pojęć – terminologia dokumentu WZ

Poniższa tabela przedstawia 10 kluczowych pojęć związanych z dokumentem WZ.

Par. 28 ust. 1rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2003, nr 152, poz. 1475 ze zm.).

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.