ZDN-1 Załącznik do deklaracji na podatek od nieruchomości - dane o przedmiotach opodatkowania podlegających opodatkowaniu. Wzór do pobrania online

Załącznik ZDN-1 stanowi niezbędne uzupełnienie deklaracji głównej DN-1. O ile sama deklaracja DN-1 służy do wykazania zbiorczych podstaw opodatkowania (sumarycznej powierzchni gruntów, budynków oraz wartości budowli) w celu obliczenia należnego podatku, o tyle ZDN-1 jest narzędziem służącym do indywidualizacji każdego przedmiotu opodatkowania z osobna. Dzięki temu organ podatkowy – wójt, burmistrz lub prezydent miasta – otrzymuje precyzyjny wykaz nieruchomości, które składają się na łączną kwotę podatku zadeklarowaną w formularzu głównym.

Do czego służy deklaracja ZDN-1?

Głównym celem stosowania załącznika ZDN-1 jest umożliwienie organom podatkowym weryfikacji danych zadeklarowanych przez podatnika z danymi zawartymi w rejestrach publicznych, takich jak ewidencja gruntów i budynków (EGiB) oraz księgi wieczyste (KW). Dokument ten pozwala na jednoznaczną identyfikację każdej działki, każdego budynku oraz każdej budowli poprzez podanie ich parametrów technicznych oraz prawnych. W szczególności ZDN-1 służy do:

1. Szczegółowego wykazywania gruntów: W załączniku należy wyodrębnić każdą działkę ewidencyjną, podając jej numer, powierzchnię oraz numer księgi wieczystej. Jest to kluczowe dla organu podatkowego, aby móc sprawdzić, czy podatnik nie pominął żadnej z posiadanych nieruchomości w danej gminie.
2. Indywidualizacji budynków i ich części: Załącznik pozwala na wskazanie konkretnych budynków, ich położenia oraz powierzchni użytkowej. Ma to szczególne znaczenie w sytuacjach, gdy różne części tego samego budynku mogą podlegać różnym stawkom podatkowym (np. część mieszkalna i część zajęta na działalność gospodarczą).
3. Ewidencjonowania budowli: W przypadku budowli, które stanowią najbardziej skomplikowany przedmiot opodatkowania ze względu na ich różnorodność techniczną, ZDN-1 służy do wskazania ich nazwy, numeru inwentarzowego oraz wartości początkowej, która stanowi podstawę opodatkowania. Jest to jedyne miejsce w dokumentacji podatkowej, gdzie budowle są wymieniane z nazwy.
4. Określania formy władania: Załącznik wymaga zadeklarowania, czy podatnik jest właścicielem, użytkownikiem wieczystym, czy może posiadaczem danej nieruchomości. Informacja ta jest niezbędna do ustalenia, czy obowiązek podatkowy został przypisany właściwemu podmiotowi zgodnie z art. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

Istotnym aspektem jest rozróżnienie między załącznikiem ZDN-1 a ZDN-2. Załącznik ZDN-1 dedykowany jest wyłącznie tym przedmiotom, od których naliczany jest podatek. Nieruchomości zwolnione z opodatkowania na mocy ustawy lub uchwały rady gminy muszą zostać wykazane w odrębnym załączniku ZDN-2. Takie rozdzielenie danych ma na celu zapewnienie przejrzystości rozliczeń i ułatwienie procesów kontrolnych.

W jakiej formie można składać deklarację ZDN-1?

Forma składania załącznika ZDN-1 jest ściśle skorelowana z formą składania deklaracji głównej DN-1. Podatnicy mają do dyspozycji dwa główne kanały komunikacji z urzędem: elektroniczny albo papierowy. Wybór formy zależy od preferencji podatnika oraz możliwości technicznych danego urzędu gminy.

Forma elektroniczna

Składanie deklaracji drogą elektroniczną jest metodą priorytetową, wspieraną przez administrację publiczną ze względu na jej efektywność i redukcję błędów. Wypełnienie ZDN-1 w formie elektronicznej może odbywać się za pośrednictwem:

1. Platformy ePUAP: Jest to najpowszechniejszy sposób przesyłania deklaracji. Podatnik wypełnia formularz (często w formacie XML lub za pomocą interaktywnego PDF) i podpisuje go podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
2. Systemów komercyjnych: Istnieją zaawansowane narzędzia, takie jak fillup, które pozwalają na intuicyjne wypełnienie załącznika ZDN-1. Narzędzia te automatycznie generują poprawne pliki, które można następnie wysłać przez ePUAP lub wydrukować.
3. Adresu do doręczeń elektronicznych (e-Doręczenia): Jest to nowy standard komunikacji, który zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i pewność prawną doręczenia dokumentów.

Wybór formy elektronicznej wiąże się z uzyskaniem Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), które stanowi jedyny formalny dowód na to, że deklaracja wpłynęła do urzędu w terminie. 

Forma papierowa

Tradycyjna forma składania dokumentów wciąż pozostaje w powszechnym użyciu, zwłaszcza w mniejszych jednostkach samorządowych lub w przypadku podatników preferujących dokumentację fizyczną. Papierowy formularz ZDN-1 można dostarczyć do urzędu:

1. Osobiście: Podatnik może złożyć dokumenty w kancelarii ogólnej, biurze podawczym lub w dedykowanym wydziale obsługi mieszkańców właściwego urzędu gminy lub miasta.
2. Przesyłką pocztową: Dokumenty można wysłać listem poleconym. Zgodnie z przepisami za datę złożenia deklaracji uznaje się datę stempla pocztowego, o ile przesyłka została nadana w placówce pocztowej operatora wyznaczonego (Poczta Polska).

W przypadku formy papierowej dowodem złożenia deklaracji jest pieczęć wpływu na kopii dokumentu lub potwierdzenie nadania listu poleconego.

Gdzie składać deklarację ZDN-1?

Właściwość organu podatkowego w sprawach podatku od nieruchomości jest ściśle terytorialna. Załącznik ZDN-1, jako część składową deklaracji DN-1, należy złożyć do organu podatkowego właściwego ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania. Oznacza to, że siedziba firmy lub miejsce zamieszkania podatnika nie mają znaczenia dla ustalenia, gdzie należy wysłać dokumenty.

Organem podatkowym, do którego kieruje się ZDN-1, jest:

• Wójt – w przypadku gmin wiejskich.
• Burmistrz – w przypadku gmin miejsko-wiejskich.
• Prezydent miasta – w przypadku dużych miast oraz miast na prawach powiatu.

W dużych aglomeracjach obsługa podatników może być realizowana przez wyspecjalizowane jednostki, np. Oddział Obsługi Klienta danego Wydziału Podatków i Opłat. Adresem korespondencyjnym będzie natomiast adres urzędu gminy (miasta) bądź ewentualnie adres właściwego wydziału danego urzędu.

Jeżeli podatnik posiada nieruchomości w kilku różnych gminach, musi złożyć odrębną deklarację DN-1 wraz z załącznikami ZDN-1 w każdym z tych urzędów. W sytuacji, gdy podatnik posiada wiele działek lub budynków na terenie tej samej gminy, składa jedną deklarację DN-1, do której dołącza odpowiednią liczbę załączników ZDN-1. Jeżeli wszystkie nieruchomości mieszczą się na jednym arkuszu ZDN-1, składa się tylko jeden załącznik. Jeśli jest ich więcej, wypełnia się kolejne arkusze ZDN-1, numerując je w odpowiednim polu.

Kto jest zobowiązany do składania formularza ZDN-1?

Krąg podmiotów zobowiązanych do składania załącznika ZDN-1 pokrywa się z kręgiem podatników zobligowanych do składania deklaracji DN-1. W polskim prawie podatkowym ciężar raportowania podatku od nieruchomości rozłożony jest inaczej dla osób fizycznych i osób prawnych. ZDN-1 jest formularzem dedykowanym przede wszystkim podmiotom profesjonalnym oraz specyficznym układom współwłasności.

Główną grupą zobowiązaną do składania ZDN-1 są:

1. Osoby prawne: w tym spółki z o.o., spółki akcyjne, spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia, przedsiębiorstwa państwowe, KOWR,
2. Jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej: w tym spółki jawne, komandytowe, partnerskie, jednostki organizacyjne Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe,
3. Skarb Państwa oraz jednostki samorządu terytorialnego: w zakresie nieruchomości będących w ich posiadaniu, które nie są zwolnione z opodatkowania.

Podmioty te mają obowiązek samodzielnego obliczenia podatku na dany rok i wykazania wszystkich składników majątkowych w załączniku ZDN-1.

Zasada ogólna mówi, że osoby fizyczne składają informację IN-1, a podatek wymierza im urząd w drodze decyzji. Istnieje jednak jeden kluczowy wyjątek, kiedy osoba fizyczna musi złożyć deklarację DN-1 wraz z załącznikiem ZDN-1. Dzieje się tak wtedy, gdy osoba fizyczna posiada nieruchomość na współwłasność (lub we współposiadaniu) z osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej. W takim przypadku współwłasność "wymusza" na osobie fizycznej tryb rozliczania przewidziany dla osób prawnych. Oznacza to, że taki współwłaściciel będący osobą fizyczną nie czeka na decyzję z urzędu, lecz musi sama złożyć deklarację do 31 stycznia i samodzielnie wpłacać raty podatku.

Obowiązek złożenia ZDN-1 nie wynika tylko z prawa własności. Podatnikami (i osobami składającymi formularz) są również:

• Posiadacze samoistni (podmioty władające nieruchomością jak właściciele),
• Użytkownicy wieczyści gruntów,
• Posiadacze zależni nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub JST (np. najemcy lokali użytkowych od gminy).

W jakim terminie należy przesłać deklarację ZDN-1?

Terminy składania załącznika ZDN-1 są identyczne z terminami dla deklaracji DN-1 i są uzależnione od tego, czy mamy do czynienia z raportowaniem rocznym, czy ze zmianami w trakcie roku.

Roczny termin składania – do 31 stycznia

Podmioty zobowiązane do składania deklaracji DN-1 (osoby prawne i współwłaściciele z osobami prawnymi) muszą złożyć deklarację na dany rok podatkowy do 31 stycznia tego roku. W dokumencie tym wykazuje się stan nieruchomości posiadanych na dzień 1 stycznia. Jeżeli do końca stycznia podatnik nie złoży deklaracji wraz z załącznikiem ZDN-1, organ podatkowy może uznać, że uchyla się on od opodatkowania.

Termin 14-dniowy przy zmianach w trakcie roku

Jeżeli w ciągu roku zajdą jakiekolwiek okoliczności mające wpływ na wysokość podatku, podatnik ma obowiązek złożyć deklarację (lub jej korektę) wraz z nowym załącznikiem ZDN-1 w terminie 14 dni od dnia wystąpienia tych okoliczności. Do takich zdarzeń zalicza się m.in.:

• Nabycie lub sprzedaż nieruchomości.
• Zmiana sposobu wykorzystania nieruchomości (np. rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej w budynku, który wcześniej był pustostanem).
• Zakończenie budowy budynku lub budowli.
• Wygaśnięcie prawa użytkowania wieczystego.

Należy pamiętać, że obowiązek podatkowy powstaje zazwyczaj od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zdarzenie (np. zakup w maju oznacza podatek od czerwca), ale deklarację należy złożyć w ciągu 14 dni od samego zdarzenia (czyli od daty aktu notarialnego w maju). Wyjątkiem jest zakończenie budowy – podatek płaci się dopiero od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym budowę zakończono lub rozpoczęto użytkowanie.

Korektę deklaracji (również z załącznikiem ZDN-1) składa się w każdym przypadku, gdy zauważony zostanie błąd w pierwotnym dokumencie lub gdy nastąpi zdarzenie zmieniające wysokość podatku. Termin na złożenie korekty po zauważeniu błędu nie jest sztywno określony (należy to zrobić niezwłocznie), natomiast korekta wynikająca ze zmian w majątku musi nastąpić w ciągu wspomnianych 14 dni.

Jak wypełnić deklarację ZDN-1?

Formularz ZDN-1 jest podzielony na sekcje, które muszą być spójne z danymi zawartymi w deklaracji głównej DN-1. Poniżej znajduje się szczegółowy opis pól i sekcji załącznika ZDN-1.

Pola nagłówkowe Sekcja ta służy do identyfikacji podatnika i powiązania załącznika z konkretną deklaracją:

Pole nr 1 (Identyfikator podatkowy): Należy wpisać numer NIP (dla firm i osób prowadzących działalność) lub PESEL (dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, a będących współwłaścicielami z osobą niebędącą osobą fizyczną).

Pole nr 2: Pole to zazwyczaj pozostawia się niewypełnione, gdyż jest przeznaczone dla organu podatkowego (numer dokumentu).

Pole nr 3 (Nr załącznika): Wpisujemy kolejny numer arkusza ZDN-1. Jeśli składamy tylko jeden, wpisujemy „1”. Jeśli ze względu na liczbę nieruchomości potrzebujemy przykładowo trzech arkuszy, numerujemy je odpowiednio 1, 2 i 3.

Sekcja A – Dane podatnika Dane w tej sekcji muszą być identyczne z danymi z części C.1 deklaracji DN-1.

Pola 4 i 5: Nazwa pełna i skrócona (dla osób prawnych) lub nazwisko i pierwsze imię (dla osób fizycznych).

Sekcja B – Dane o poszczególnych przedmiotach opodatkowania To część formularza, w której wykazuje się każdą nieruchomość z osobna. Sekcja ta dzieli się na trzy części: B.1 (Grunty), B.2 (Budynki) i B.3 (Budowle). 

Części: B.1 (Grunty) i B.2 (Budynki) posiadają tabele z kolumnami od “a” do “g”. Nieco odmiennie skonstruowana jest część: B.3 (Budowle), w której tabela składa się z kolumn od “a” do “h”.

Opis kolumn w Sekcji B.1 i B.2 (Grunty i Budynki)

Kolumna a (Położenie): Należy wpisać dokładny adres nieruchomości, w tym ulicę, numer i miejscowość. W przypadku gruntów bez adresu – nazwę dzielnicy lub rejonu.

Kolumna b (Nr KW): Numer księgi wieczystej lub zbioru dokumentów. Jest to kluczowe dla weryfikacji prawa własności przez urząd.

Kolumna c (Nr obrębu / arkusza): Identyfikatory geodezyjne. Należy podać numer obrębu ewidencyjnego oraz numer arkusza mapy (jeśli występuje).

Kolumna d (Nr działki): Numer ewidencyjny działki. Jeśli w jednym wierszu brakuje miejsca na wszystkie działki należące do jednej nieruchomości, można je wpisać w kolejnych wierszach.

Kolumna e (Powierzchnia / Wartość):

Dla gruntów: powierzchnia w m² (metry kwadratowe). Wyjątkiem są grunty pod wodami powierzchniowymi, które podaje się w hektarach (ha) z dokładnością do czterech miejsc po przecinku.

Dla budynków: powierzchnia użytkowa w m². Należy mierzyć ją po wewnętrznej długości ścian. Pamiętaj o zasadzie: wysokość powyżej 2,20 m – 100% powierzchni, od 1,40 m do 2,20 m – 50% powierzchni, poniżej 1,40 m – 0% (pomijamy).

Kolumna f (Stawka):

Podać należy stawkę podatku wynikającą z uchwały rady gminy (miasta).

Kolumna g (Forma władania): Należy wpisać odpowiedni kod lub nazwę formy władania: własność, użytkowanie wieczyste, posiadanie samoistne, posiadanie zależne lub posiadanie bez tytułu prawnego.

Opis kolumn w Sekcji B.3 (Budowle)

Kolumna a (Nazwa budowli): Należy podać nazwę budowli.

Kolumna b (Nr inwentarzowy): Należy podać numer inwentarzowy budowli.

Dla każdej budowli należy podać jej nazwę i numer inwentarzowy, co ułatwia identyfikację podczas ewentualnej kontroli skarbowej.

Kolumna c (Położenie): Należy wpisać dokładny adres nieruchomości, w tym ulicę, numer i miejscowość. W przypadku gruntów bez adresu – nazwę dzielnicy lub rejonu.

Kolumna d (Nr obrębu / arkusza): Identyfikatory geodezyjne. Należy podać numer obrębu ewidencyjnego oraz numer arkusza mapy (jeśli występuje).

Kolumna e (Nr działki): Numer ewidencyjny działki. Jeśli w jednym wierszu brakuje miejsca na wszystkie działki należące do jednej nieruchomości, można je wpisać w kolejnych wierszach.

Kolumna f ( Wartość):

W tej kolumnie wpisuje się wartość budowli (podstawa amortyzacji), a nie stawkę.

Kolumna g (Stawka):

Podać należy stawkę podatku wynikającą z uchwały rady gminy (miasta).

Kolumna h (Forma władania): Należy wpisać odpowiedni kod lub nazwę formy władania: własność, użytkowanie wieczyste, posiadanie samoistne, posiadanie zależne lub posiadanie bez tytułu prawnego.

Podczas wypełniania załącznika ZDN-1 należy przestrzegać zasad zaokrąglania i obliczeń:

• Zaokrąglanie powierzchni: Powierzchnie gruntów i budynków w m² zaokrąglamy do pełnych metrów (końcówki poniżej 0,5 pomijamy, od 0,5 włącznie zaokrąglamy w górę).
• Zaokrąglanie wartości: Wartość budowli oraz kwoty podatku zaokrąglamy do pełnych złotych.
• Obliczanie udziałów: W przypadku współwłasności powierzchnię przypadającą na podatnika oblicza się mnożąc całkowitą powierzchnię przez ułamek udziału.

Art. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. z 2014 r. poz.849, z późn. zm.). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 maja 2019 r. w sprawie wzorów informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz deklaracji na podatek od nieruchomości (Dz.U. 2019 poz. 1104) - załącznik nr 6

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.