Arkusz spisu z natury - wzór interaktywny

Szacowany czas czytania: 5-6 minut

Kluczowe wnioski:

• Arkusz spisu z natury to oficjalny dokument księgowy używany do zapisywania wyników inwentaryzacji.
• Musi zawierać dokładne informacje, takie jak dane firmy, datę spisu, opisy towarów, ilości, ceny i podpisy.
• Spisem z natury obejmuje się towary handlowe, materiały, półprodukty, wyroby gotowe, braki i odpady użytkowe.
• Spis z natury jest obowiązkowy i wpływa na poprawne wyliczenie dochodu do opodatkowania.

Spis treści:

1. Czym dokładnie jest arkusz spisu z natury?
2. Jakie informacje muszą znaleźć się w arkuszu?
3. Które składniki majątku podlegają spisowi z natury?
   1. Co obejmuje inwentaryzacja?
   2. Czego nie wlicza się do spisu z natury?
4. Dlaczego sporządzenie spisu z natury jest obowiązkowe?
   1. Jak spis wpływa na ustalenie dochodu firmy?
   2. Jakie inne funkcje pełni spis z natury?
5. Jakie są kluczowe zasady przeprowadzania spisu z natury?
   1. Kto odpowiada za prawidłowe sporządzenie dokumentu?
   2. Jak postępować z towarami poza siedzibą firmy?
6. W jaki sposób wycenia się pozycje w arkuszu spisu?

Czym dokładnie jest arkusz spisu z natury?

Arkusz spisu z natury, często nazywany też arkuszem remanentowym albo drukiem inwentaryzacyjnym, to po prostu oficjalny dokument księgowy, w którym zapisuje się wyniki inwentaryzacji. Sam spis, czyli remanent, polega na dokładnym, fizycznym policzeniu i sprawdzeniu, co firma faktycznie posiada ze swoich zasobów obrotowych w konkretnym dniu. Dzięki arkuszowi można potem porównać ten stan rzeczywisty z tym, co widnieje w księgach, i wychwycić ewentualne różnice inwentaryzacyjne.

Po co się go używa? Przede wszystkim, żeby mieć pewność co do ilości i wartości firmowych zasobów – towarów, materiałów, produkcji w toku czy gotowych wyrobów. Bez tego trudno o rzetelną księgowość, zwłaszcza jeśli chodzi o Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), i poprawne rozliczenia podatkowe. Taki spis robi się najczęściej na koniec roku obrotowego, ale jest też konieczny, gdy firma startuje, zmienia się wspólnik, inaczej dzielą się udziały albo gdy działalność jest likwidowana.

Jakie informacje muszą znaleźć się w arkuszu ASN?

Żeby arkusz spisu z natury był ważny i spełniał wszystkie formalności, musi zawierać konkretne informacje. Przepisy, a dokładnie Rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące KPiR, jasno określają, co musi się w nim znaleźć. Są to co najmniej:

• imię i nazwisko właściciela firmy (albo jej nazwę),
• datę przeprowadzenia spisu,
• kolejny numer pozycji na arkuszu,
• dokładny opis towaru lub innego składnika majątku (np. nazwa, symbol, cechy szczególne),
• jednostkę miary (np. sztuki, kg, metry, litry),
• ilość stwierdzoną podczas liczenia,
• cenę za jednostkę miary (w złotych i groszach),
• wartość danej pozycji (ilość razy cena),
• łączną wartość całego spisu,
• specjalną klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
• podpisy osób, które brały udział w spisie, oraz podpis właściciela (lub wspólników).

Dokładne i sumienne wypełnienie każdego pola to podstawa, by dokument był wiarygodny, a późniejsze rozliczenia przebiegły bez problemów.

Które składniki majątku podlegają spisowi z natury?

Spisem z natury obejmujemy tylko pewne rodzaje firmowych aktywów obrotowych. Trzeba dokładnie wiedzieć, co wpisać do arkusza, a czego tam być nie powinno.

Co obejmuje inwentaryzacja?

Co zatem musimy policzyć i wpisać do arkusza? Przede wszystkim są to:

• towary handlowe, czyli wszystko, co kupiliśmy, by sprzedać dalej,
• materiały podstawowe i pomocnicze, które firma zużywa do produkcji lub świadczenia usług,
• półprodukty i tzw. produkcję w toku – rzeczy, których proces tworzenia jeszcze trwa,
• wyroby gotowe czekające na sprzedaż,
• braki i odpady użytkowe, które straciły na wartości, ale wciąż da się je wykorzystać (np. jako surowce wtórne).

Czego nie wlicza się do spisu z natury?

Są też takie elementy majątku firmy, których – zgodnie z przepisami o KPiR – nie obejmujemy spisem z natury. Chodzi tu głównie o:

• środki trwałe (jak budynki, maszyny, samochody),
• wartości niematerialne i prawne (czyli licencje, patenty, programy komputerowe),
• wyposażenie, które nie jest środkiem trwałym, ale firma planuje go używać dłużej niż rok.

Dla tych rzeczy prowadzi się osobne rejestry, a ich inwentaryzację przeprowadza się według innych reguł.

Dlaczego sporządzenie spisu z natury jest obowiązkowe?

Przeprowadzenie spisu z natury i zapisanie jego wyników w arkuszu to nie jest dobra wola – to obowiązek narzucony przez przepisy podatkowe i rachunkowe. Taki spis pełni kilka naprawdę ważnych ról, które wpływają na działanie firmy i jej rozliczenia.

Jak spis wpływa na ustalenie dochodu firmy?

Jednym z kluczowych powodów, dla których robi się spis, jest potrzeba poprawnego wyliczenia dochodu do opodatkowania za dany rok, zwłaszcza w firmach na KPiR. Jak to działa? Porównuje się wartość spisu z końca roku (remanent końcowy) z wartością spisu z początku roku (remanent początkowy). Ta różnica, nazywana różnicą remanentową, bezpośrednio wpływa na koszty uzyskania przychodów. Jeśli remanent końcowy jest wyższy od początkowego, dochód do opodatkowania rośnie. Jeśli jest niższy – dochód maleje. Bez dokładnego spisu nie da się więc prawidłowo obliczyć podatku.

Jakie inne funkcje pełni spis z natury?

Ale spis to nie tylko podatki. Pełni on też ważne funkcje kontrolne i pomaga w zarządzaniu firmą. Dzięki niemu można:

• sprawdzić, czy stan faktyczny zapasów zgadza się z tym, co jest w papierach (księgach, magazynie),
• wykryć różne nieprawidłowości, jak braki, nadwyżki, uszkodzone towary czy nawet kradzieże,
• ocenić, jak działa magazyn i znaleźć towary, które zalegają lub słabo się sprzedają,
• zdobyć informacje potrzebne do podejmowania decyzji o zamówieniach, produkcji czy cenach,
• lepiej chronić majątek firmy przez regularną kontrolę jego stanu.

Jakie są kluczowe zasady przeprowadzania spisu z natury?

Żeby spis z natury był coś wart i faktycznie spełniał swoje zadanie, trzeba go przeprowadzić według pewnych reguł. Najważniejsze są tu zdecydowanie rzetelność i dokładność.

Kto odpowiada za prawidłowe sporządzenie dokumentu?

Odpowiedzialność za spis i jego poprawne zapisanie w arkuszu spoczywa na właścicielu firmy albo na specjalnie powołanej komisji inwentaryzacyjnej. Sam arkusz trzeba wypełnić czytelnie i trwale, tak by nie dało się łatwo wprowadzać zmian. Każdą pozycję należy dokładnie opisać i policzyć. Na koniec dokument muszą podpisać osoby liczące oraz właściciel (lub wspólnicy) – to potwierdza jego rzetelność i zgodność z prawdą. Jeśli trzeba coś poprawić, należy to zrobić tak, by było widać pierwotny zapis, a każdą zmianę musi podpisać osoba, która ją wprowadziła.

Jak postępować z towarami poza siedzibą firmy?

Bardzo ważna zasada: spisem obejmujemy wszystko, co należy do firmy, bez względu na to, gdzie się aktualnie znajduje. Trzeba więc pamiętać także o towarach poza główną siedzibą, takich jak na przykład:

• towary w drodze (już kupione, ale jeszcze nie dotarły),
• rzeczy trzymane w obcych magazynach,
• towary przekazane kontrahentom (np. w komisie),
• zapasy w oddziałach firmy.

W takich przypadkach trzeba zdobyć potwierdzenie stanu tych zapasów od osób trzecich albo po prostu pojechać i policzyć je na miejscu.

W jaki sposób wycenia się pozycje w arkuszu spisu?

Gdy już wiemy, ile czego mamy, przychodzi czas na wycenę. Zasady tej wyceny określają przepisy. Zwykle towary handlowe i materiały wycenia się po cenie zakupu lub nabycia. Jeżeli jednak trudno jest ustalić te ceny albo są już nieaktualne, można użyć cen rynkowych obowiązujących w dniu spisu. Z kolei produkcję w toku i wyroby gotowe wycenia się według kosztu ich wytworzenia. Odpady użytkowe? Ich wartość trzeba oszacować, biorąc pod uwagę, czy i jak można je jeszcze wykorzystać. Ważne jest, by trzymać się jednej, wybranej metody wyceny i upewnić się, że jest ona zgodna z przepisami.

FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania

Co dokładnie obejmuje spis z natury?

Spis z natury obejmuje towary handlowe, materiały (podstawowe i pomocnicze), półprodukty, produkcję w toku, wyroby gotowe oraz braki i odpady użytkowe.

Kto jest odpowiedzialny za prawidłowe sporządzenie arkusza spisu z natury?

Odpowiedzialność spoczywa na właścicielu firmy lub na powołanej komisji inwentaryzacyjnej, a sam arkusz musi być czytelnie wypełniony i podpisany.

Jak wycenia się poszczególne pozycje w arkuszu spisu z natury?

Zwykle towary handlowe i materiały wycenia się po cenie zakupu lub nabycia, a produkcję w toku i wyroby gotowe według kosztu ich wytworzenia.

Dlaczego spis z natury jest obowiązkowy dla firm?

Spis z natury jest obowiązkowy, ponieważ wpływa na poprawne wyliczenie dochodu do opodatkowania i pełni ważne funkcje kontrolne w firmie.

Obwieszczenie Ministra Finansów z dnia 18 kwietnia 2014 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2014 poz. 1037).

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.