VAT-26 – Informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Wzór do pobrania online

Czym jest formularz VAT-26?

VAT-26 to informacja składana w urzędzie skarbowym o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Złożenie tego druku jest jednym z warunków umożliwiających pełne (100%) odliczenie podatku VAT od wydatków związanych z zakupem i eksploatacją pojazdu.

Bez złożenia VAT-26 podatnikowi przysługuje jedynie 50% odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdem samochodowym o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Druku nie trzeba składać w przypadku pojazdów specjalnych lub pojazdów, które konstrukcyjnie przeznaczone są wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej.

Do czego służy formularz VAT-26?

Formularz VAT-26 służy do poinformowania urzędu skarbowego, że pojazd będący składnikiem majątku przedsiębiorstwa będzie użytkowany wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością. Podaje się w nim dane podatnika oraz dane pojazdu użytkowanego w firmie.

Złożenie VAT-26 jest jednym z 3 warunków pełnego odliczenia VAT:

1. Złożenie informacji VAT-26: Zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego jako wykorzystywanego wyłącznie w działalności.

2. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu: Szczegółowy rejestr przejechanych kilometrów (stan licznika, trasy, cel).

3. Ustalenie zasad używania pojazdu: Regulamin użytkowania wykluczający użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Kto może złożyć formularz VAT-26?

Formularz VAT-26 składają podatnicy podatku od towarów i usług (czynni podatnicy VAT), wykorzystujący wyłącznie do celów działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są zobowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Podatnik może złożyć deklarację osobiście lub przez pełnomocnika.

Kto składa VAT-26?

Przedsiębiorcy (JDG): Czynni podatnicy VAT użytkujący pojazd firmowy wyłącznie w działalności.

Spółki (osoby prawne): Spółki z o.o., akcyjne, jawne, komandytowe posiadające pojazdy firmowe.

Pełnomocnicy: Papierowo – pełnomocnictwo UPL-1P (koszt 17 zł). Elektronicznie – pełnomocnictwo UPL-1 (bezpłatnie).

Wyjątki – które pojazdy NIE wymagają VAT-26?

Pełne (100%) odliczenie VAT BEZ składania VAT-26 i BEZ ewidencji przebiegu przysługuje dla:

Pojazdy > 3,5 t DMC: Pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony.

Pojazdy ≥ 10 osób: Pojazd konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.

Pojazdy konstrukcyjne (van, pick-up): Inny niż osobowy, z jednym rzędem siedzeń oddzielonym ścianą/przegrodą (wielozadaniowy, van, z otwartą częścią ładunkową).

Pojazdy specjalne: Agregat, wiertnicze, koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik, żuraw samochodowy.

Bankowoz A/B, pojazd pogrzebowy: Jeśli mają jeden rząd siedzeń lub DMC > 3 tony.

Pojazdy do odsprzedaży/najmu/leasingu: Jeśli jest to przedmiot działalności gospodarczej podatnika.

Termin złożenia VAT-26 – do kiedy i jakie są konsekwencje?

Podatnik powinien złożyć VAT-26 do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniósł pierwszy wydatek związany z pojazdem. Deklaracja musi być złożona nie później niż w dniu przesłania ewidencji JPK_V7.

Terminy składania VAT-26 (tabela)

Konsekwencje braku złożenia VAT-26 w terminie: pojazd uznawany za firmowy dopiero od 1. dnia miesiąca złożenia informacji. Dodatkowo grzywna do 720 stawek dziennych za: niezłożenie, złożenie po terminie lub złożenie nieprawdziwej informacji. Kary nie wymierza się, jeśli podatnik złoży informację po terminie, ale przed czynnościami sprawdzającymi lub kontrolą.

Pobierz aktualny formularz VAT-26 (druk / e-deklaracja)

Formularz VAT-26 można złożyć w formie papierowej, korespondencyjnie lub elektronicznie.

Złóż VAT-26 elektronicznie: Podpis kwalifikowany lub dane autoryzujące. UWAGA: Profil Zaufany i ePUAP NIE są dopuszczalne.

Pobierz formularz VAT-26 (PDF do druku): Wersja papierowa do złożenia osobiście lub korespondencyjnie.

Jakie dane należy przygotować do wypełnienia VAT-26?

Do wypełnienia formularza VAT-26 należy przygotować dane podatnika i dane pojazdów.

Dane podatnika: NIP (pole 1), typ podmiotu: osoba fizyczna / niebędąca osobą fizyczną (pole 8), nazwa lub imię, nazwisko, data urodzenia (pole 9).

Urząd skarbowy i cel: Urząd skarbowy (pole 5), cel składania: złożenie / aktualizacja (pola 6–7).

Dane pojazdów (sekcja C): Marka, model, numer rejestracyjny, rok produkcji, data nabycia pojazdu, data poniesienia pierwszego wydatku. Przy aktualizacji: data zmiany sposobu wykorzystania.

Liczba pojazdów: Gdy więcej niż 9 pojazdów – dodatkowa informacja z odpowiednim numerem załącznika.

Dane osoby wypełniającej: Imię, nazwisko, podpis (pola 10–14).

Gdzie i jak złożyć formularz VAT-26?

Formularz VAT-26 składa się w urzędzie skarbowym właściwym dla celów VAT. Dla JDG – wg. miejsca zamieszkania. Dla spółek – wg miejsca prowadzenia działalności.

Dostępne są 3 formy złożenia:

Osobiście: W kancelarii urzędu skarbowego lub w centrum obsługi podatnika.

Korespondencyjnie: Listem poleconym.

Elektronicznie: Podpis kwalifikowany lub dane autoryzujące. UWAGA: Profilu Zaufanego i ePUAP NIE można użyć do podpisania VAT-26.

Ważne: Druk VAT-26 można również złożyć w dowolnym centrum obsługi podatnika (poza urzędami wyspecjalizowanymi). Przedsiębiorcy rozliczający się w urzędzie dla największych podmiotów składają VAT-26 w wyspecjalizowanym US o zasięgu wojewódzkim (≥3 mln EUR) lub w I Mazowieckim US w Warszawie (>50 mln EUR).

Jak wypełnić formularz VAT-26 w 7 krokach?

Aby wypełnić formularz VAT-26 w 7 krokach:

Krok 1: Wpisz NIP podatnika (pole 1). Numer identyfikacji podatkowej przedsiębiorcy.

Krok 2: Wskaż urząd skarbowy i cel (sekcja A). Urząd skarbowy (pole 5), cel: złożenie informacji lub aktualizacja (pola 6–7).

Krok 3: Wypełnij dane podatnika (sekcja B). Typ podmiotu (pole 8), pełna nazwa lub imię, nazwisko, data urodzenia (pole 9).

Krok 4: Wypełnij dane pojazdów (sekcja C). Dla każdego pojazdu: marka, model, nr rejestracyjny, rok produkcji, data nabycia, data pierwszego wydatku. Przy aktualizacji: data zmiany sposobu wykorzystania.

Krok 5: Jeśli więcej niż 9 pojazdów. Wypełnij dodatkową informację i oznacz ją odpowiednim numerem załącznika.

Krok 6: Wypełnij dane osoby wypełniającej (pola 10–14). Imię, nazwisko, podpis.

Krok 7: Złóż w terminie. Do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego wydatku (nie później niż dzień przesłania JPK_V7).

Checklista przed złożeniem VAT-26 – co sprawdzić?

Przed złożeniem formularza VAT-26 należy sprawdzić 8 kluczowych elementów.

1. Zweryfikuj, czy pojazd NIE jest wyjątkiem (>3,5 t, ≥10 osób, specjalny, van/pick-up) – jeśli tak, VAT-26 nie jest wymagany.

2. Sprawdź, czy prowadzisz ewidencję przebiegu pojazdu (warunek pełnego odliczenia).

3. Upewnij się, że ustaliłeś zasady używania pojazdu (regulamin wykluczający użycie prywatne).

4. Sprawdź poprawność danych pojazdu: marka, model, nr rejestracyjny, rok produkcji, data nabycia.

5. Określ datę pierwszego wydatku (zaliczka, rata leasingowa, faktura za paliwo).

6. Złóż do 25. dnia miesiąca następnego (nie później niż dzień wysłania JPK_V7).

7. Wybierz właściwą formę podpisu: kwalifikowany lub dane autoryzujące (NIE Profil Zaufany).

8. Złóż do właściwego urzędu skarbowego (wg VAT, nie wg siedziby).

Jak uniknąć błędów w formularzu VAT-26?

Aby uniknąć błędów, podatnik musi dotrzymać terminu, prowadzić ewidencję i ustalić regulamin używania pojazdu.

Tabela najczęstszych błędów w formularzu VAT-26

Rozwiązywanie 4 głównych problemów z VAT-26

Niezłożenie w terminie: Złóż niezwłocznie – pełne odliczenie od 1. dnia miesiąca złożenia. Za wcześniejszy okres: korekta do 50%. Kary nie wymierza się, jeśli złożono przed kontrolą.

Zmiana sposobu wykorzystania (firmowy → mieszany): Aktualizacja VAT-26 do końca miesiąca zmiany. Od następnego miesiąca: 50% VAT.

Sprzedaż/złomowanie pojazdu: Aktualizacja VAT-26 z datą zmiany – usunięcie pojazdu z informacji.

Więcej niż 9 pojazdów: Dodatkowa informacja VAT-26 z odpowiednim numerem załącznika.

Scenariusze użycia – kiedy składać VAT-26?

VAT-26 składa się przy każdym nowym pojeździe firmowym oraz przy zmianach sposobu wykorzystania.

6 najczęstszych scenariuszy związanych z VAT-26 (Tabela)

Porównanie: 100% VAT (z VAT-26) vs 50% VAT (bez VAT-26) – co się opłaca?

Aby określić zakres odliczenia, podatnik musi rozróżnić dwa tryby użytkowania pojazdu.

Specyfikacja techniczna formularza VAT-26

Formularz VAT-26 jest sformalizowanym dokumentem informacyjnym. Prawidłowe wypełnienie wymaga 8 parametrów.

Wzorzec: Rozporządzenie MF z 28.09.2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 1790).

Struktura: Pole 1 (NIP), Sekcja A (urząd/cel, pola 5–7), Sekcja B (dane podatnika, pola 8–9), Sekcja C (dane pojazdów – do 9 szt.), Pola 10–14 (osoba wypełniająca).

Termin: Do 25. dnia miesiąca następnego (nie później niż dzień JPK_V7). Zmiana: do końca miesiąca.

Forma składania: Papierowo (osobiście/korespondencyjnie), elektronicznie (podpis kwalifikowany/dane autoryzujące). NIE Profil Zaufany.

Urząd skarbowy: Właściwy dla VAT – JDG wg zamieszkania, spółki wg siedziby. Centrum obsługi lub US wyspecjalizowany.

Pełnomocnik: Papierowo – UPL-1P (17 zł). Elektronicznie – UPL-1 (bezpłatnie).

Konsekwencje braku: 50% VAT do czasu złożenia + grzywna do 720 stawek dziennych.

Podstawa prawna: Art. 86a ustawy o VAT; Dz.U. 2021 poz. 1790.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o VAT-26

Czym jest VAT-26?

VAT-26 to informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Złożenie jest jednym z warunków pełnego (100%) odliczenia VAT od wydatków na pojazd.

Do kiedy złożyć VAT-26?

Do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego wydatku, nie później niż w dniu przesłania JPK_V7. Przy zmianie sposobu wykorzystania: do końca miesiąca zmiany.

Czy można złożyć VAT-26 przez ePUAP?

Nie, VAT-26 NIE można podpisać Profilem Zaufanym i złożyć przez ePUAP. Elektronicznie: tylko podpis kwalifikowany lub dane autoryzujące.

Co jeśli nie złożę VAT-26 w terminie?

Pojazd uznawany za firmowy dopiero od 1. dnia miesiąca złożenia informacji. Do tego czasu: 50% VAT. Dodatkowo grzywna do 720 stawek dziennych (chyba że złożono przed kontrolą).

Które pojazdy nie wymagają VAT-26?

Pojazdy >3,5 t DMC, pojazdy ≥10 osób, pojazdy specjalne (koparka, żuraw itp.), van/pick-up z przegrodą, bankowoz, pojazd pogrzebowy, pojazdy do odsprzedaży/najmu/leasingu.

Czy potrzebuję ewidencji przebiegu oprócz VAT-26?

Tak, pełne odliczenie wymaga 3 warunków łącznie: złożenie VAT-26 + prowadzenie ewidencji przebiegu + regulamin używania pojazdu. Sam VAT-26 nie wystarczy.

Powiązane formularze i narzędzia

Podatnik składający VAT-26 może potrzebować powiązanych formularzy.

JPK_V7 (JPK_V7M / JPK_V7K): Ewidencja VAT z deklaracją – VAT-26 musi być złożony nie później niż dzień przesłania JPK_V7.

UPL-1 / UPL-1P: Pełnomocnictwa do składania deklaracji: UPL-1 (elektronicznie, bezpłatnie), UPL-1P (papierowo, 17 zł).

Ewidencja przebiegu pojazdu: Obowiązkowy rejestr przejechanych kilometrów (stan licznika, trasy, cel).

VAT-R: Zgłoszenie rejestracyjne VAT – warunek wstępny statusu czynnego podatnika VAT.

Regulamin używania pojazdu: Dokument wewnętrzny określający zasady wykluczające użycie prywatne.

Podstawa prawna

Art. 86a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) – zasady odliczania VAT od pojazdów samochodowych.

Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 września 2021 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (Dz.U. 2021 poz. 1790).

Nota prawna

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz – przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz został zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.

Słowniczek pojęć – terminologia VAT-26

Poniższa tabela przedstawia 10 kluczowych pojęć związanych z formularzem VAT-26

Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 września 2021 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (Dz.U. 2021 poz. 1790).

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.