ZUS RIA (archiwalny) Raport informacyjny

Z dniem 1 stycznia 2019 r. znalazły zastosowanie nowe druki dla płatników składek - ZUS RIA oraz ZUS OSW. ZUS RIA stanowi raport informacyjny, który będzie mógł złożyć pracodawca/zleceniodawca za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Oświadczenie weszło w życie w odpowiedzi na skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenie (nie dotyczy to pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999r. oraz 1 stycznia 2019 r.). 

UWAGA! Aby móc złożyć raport informacyjny ZUS RIA, konieczne jest, jeśli raport składany jest po raz pierwszy, uprzednio dołączyć lub złożyć osobno oświadczenie ZUS OSW.

W raporcie będą wykazane dane, które obejmą:

- wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
- okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
- okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
 - okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach  ) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
- datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
- informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, 
jednak odnoszące się do sytuacji konkretnej osoby.

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania przez pracownika z ubezpieczeń społecznych, i jest on niezbędny dla zachowania prawa do skróconego okresu przechowywania akt pracowniczych. Pracodawcy, którzy nie złożą oświadczenia będą zobowiązani, tak jak dotychczas, przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody, na podstawie których ustalana jest podstawa wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy.

UWAGA! Przekazanie raportów informacyjnych nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przekazywania niektórych danych za pracowników za lata następne. Dotyczy to w szczególności ZUS RPA (imiennym raporcie miesięcznym o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej), lub ZUS ZWUA (informację o sposobie rozwiązania - wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego).

Szczegółowe informacje oraz wskazówki dotyczące sposobu wypełnienia druku znajdują się w poradniku na stronie ZUS.

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357); Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. 2020 poz. 2366), Obwieszczenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 28 sierpnia 2023 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. 2023 poz. 2032).

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.